Google 閒置帳戶管理員：功能與設定方式

Google 閒置帳戶管理員是一項免費設定，讓你告訴 Google：帳戶在你選定的一段閒置期（3、6、12 或 18 個月）之後該如何處理。它可以通知最多 10 位信任的聯絡人、與他們分享你選定的資料，也可以選擇刪除帳戶。設定網址：myaccount.google.com/inactive。

這是 Google 唯一讓你事先決定這些事的工具。沒有它，你的家人就得走個案審查程序，而 Google 自己也說明這個程序不保證任何結果。有了它，你選定的人就能拿到你選定的資料，條件由你在還活著、頭腦清楚時訂定。

本指南會逐步說明閒置帳戶管理員究竟做什麼、附上實際選單路徑的設定步驟、逾時後你的家人會經歷什麼、這項工具沒有涵蓋什麼，以及它與 Apple 和 Facebook 的同類功能如何比較。請先記住一件事：閒置帳戶管理員保護的是你的 Google 資料，它不會保存你這個人。後者要靠數位遺產 App，你可以用自己的回憶、聲音和故事打造一個 Persona。免費開始：25 則回憶，不需信用卡。

本指南內容：

• 什麼是 Google 閒置帳戶管理員？

• 如何一步步完成設定

• 逾時之後會發生什麼事

• 它沒有涵蓋什麼

• Google、Apple 與 Facebook：遺產工具比較

• 閒置觸發機制的問題

• 如果有人過世前沒有設定

• 它在完整數位遺產規劃中的位置

• 常見問題

什麼是 Google 閒置帳戶管理員？

閒置帳戶管理員於 2013 年 4 月推出，讓 Google 成為第一家提供正式身後控制功能的大型科技公司。它是免費的，每個個人 Google 帳戶都能使用。它涵蓋該帳戶背後的資料：Gmail、Google 雲端硬碟、Google 相簿、YouTube、聯絡人、日曆、Keep、Google 地圖時間軸，以及其他十幾項產品，每一項都可以分別分配。

核心概念很簡單。你告訴 Google，沉默多久之後就把你的帳戶視為已被棄置。計時結束時，Google 會執行你寫好的計畫：通知你指定的人、把你分配的資料交給他們，而且如果你有要求，還會刪除帳戶。

值得把它與另一項名稱相近的政策區分開來。自 2023 年 12 月起，Google 有一項通用的閒置帳戶政策，兩年未使用的個人帳戶可能被完全刪除，不過 Google 表示，有 YouTube 影片的帳戶不會依此政策刪除。那項政策是自動發生在你身上的。閒置帳戶管理員則是由你掌控的版本：同樣的觸發條件，規則由你訂定。

如何一步步完成設定

設定大約需要十分鐘。請先準備好信任的聯絡人的電子郵件地址和手機號碼。

1. 開啟工具。直接前往 myaccount.google.com/inactive，或是這樣操作：Google 帳戶，然後在左側選單點選資料和隱私權，捲動到更多選項，選擇為你的數位遺產擬定計畫，再選取開始。

2. 選擇等待期。選擇閒置 3、6、12 或 18 個月。Google 會在期限前約一個月透過電子郵件和簡訊通知你，所以請確認這個畫面上的備用電子郵件和電話號碼是最新的。

3. 新增信任的聯絡人。最多可以指定 10 個人。對每個人，你要決定只是通知他們帳戶已閒置，還是同時讓他們取得資料。如果他們要取得資料，請勾選他們能拿到哪些產品：只要 Gmail 不要相簿、只要雲端硬碟不要地圖時間軸，怎麼分配都可以。請加上每位聯絡人的手機號碼，因為在允許任何下載之前，Google 會傳簡訊驗證碼給他們。

4. 寫下個人訊息。這段文字會放進聯絡人收到的通知電子郵件裡。用一兩句話說明這封信是什麼、你為什麼這樣設定，可以讓你的家人在艱難的時刻少一點困惑。

5. 如果想要，設定 Gmail 自動回覆。你可以寫一個主旨和訊息，在帳戶進入閒置狀態後，Gmail 會自動回覆寄信給你的人，你也可以把對象限制在聯絡人名單中的人。

6. 決定是否刪除。最後一個開關是，刪除我的閒置 Google 帳戶，會在帳戶進入閒置狀態三個月後清除帳戶，包括 YouTube 影片和 Blogger 文章等公開內容。你的信任的聯絡人有這三個月的時間下載你分配給他們的資料。已刪除的 Gmail 地址不會再發給其他人。

儲存計畫，並在行事曆上提醒自己每年檢視一次。聯絡人會搬家，電話號碼會更換，一份指向失效電子郵件地址的計畫等於沒有計畫。

誰該拿到什麼：實用的分配方式

針對每位聯絡人、每項產品的控制，是這項工具最少被使用的部分，因為預設值會引導你把所有東西都交給同一個人。比較周全的分配方式通常對家人更有幫助。許多人適用的做法是：配偶或伴侶取得相簿、雲端硬碟和 Gmail；成年子女取得相簿和 YouTube；負責處理你身後事務的人取得 Gmail 和雲端硬碟，因為帳單、續約通知和帳戶復原都在電子郵件裡；而律師或會計師只取得雲端硬碟，前提是你的文件放在那裡。

有兩個分配決定值得多想一下。Gmail 是清單上最敏感的產品，因為收件匣是一本沒人打算寫的日記；請把它交給因實際事務需要的人，而不是每個人。另外，地圖時間軸、搜尋記錄和類似的活動資料可以分開分配，也就是說你可以乾脆不放進任何人的清單。沒有任何規定要求你把家人用不上的資料傳給他們。

逾時之後會發生什麼事

以下是從你家人這一方看到的過程，因為這一方才是最重要的。

在計時器到期前約一個月，Google 會嘗試透過你的備用電子郵件和電話聯絡你。如果你回應了，計時就會重置，什麼事都不會發生。如果你沒有回應，帳戶就會被判定為閒置，計畫隨即啟動。

每位信任的聯絡人都會收到一封電子郵件，其中包含你寫的個人訊息。如果你與他們分享了資料，信中會列出你分配的確切產品，並附上下載連結。在任何內容開啟之前，Google 會把驗證碼傳簡訊到你為那個人提供的手機號碼，所以光是轉寄電子郵件，不足以取得你的資料。

下載內容會以封存檔案的形式送達，樣式與 Google 匯出（Takeout）相同：Gmail 是信箱檔案、相簿是圖片資料夾、雲端硬碟是文件。這是一份快照，而不是登入權限。你的聯絡人永遠看不到你的密碼，也無法以你的身分寄送電子郵件，下載期限結束後就沒有任何持續存取的權限。

如果你啟用了自動回覆，Gmail 就會開始用你的訊息回覆收到的郵件。如果你選擇了刪除，帳戶及其公開內容會在閒置日期之後三個月被移除。

它沒有涵蓋什麼

閒置帳戶管理員把一件事做得很好。我們也要精確說明它做不到的事。

• 它不會轉移帳戶。沒有人會繼承登入權限。聯絡人拿到的是一次性的資料下載，不是存取權，所以任何需要仍在使用中的帳戶才能運作的東西，例如訂閱或連結的服務，都會終止。

• 它不會因為死亡而觸發。觸發條件是沉默。如果你的家人在葬禮後兩週就需要存取，而你的逾時設定是 12 個月，這項工具無法加快，這段期間他們只能回到 Google 的標準審查程序。

• 它不涵蓋 Google Workspace。工作用和自訂網域的帳戶屬於組織，組織的管理員決定它們的處理方式。閒置帳戶管理員只適用於個人帳戶。

• 它不會移交 YouTube 頻道。信任的聯絡人可以下載影片和中繼資料，但頻道所有權、訂閱者和營利功能不會轉移給任何人。

• 它不會保存購買內容。透過 Google 購買的電影、書籍和應用程式是綁定帳戶的授權，而 Google One 等儲存空間方案則會直接結束。

• 它只涵蓋 Google。你的 Apple 資料、Facebook 個人檔案、銀行登入資訊，以及由密碼管理工具保護的一切，都需要各自的計畫。

Google、Apple 與 Facebook：遺產工具比較

三大消費者平台各自針對同一個問題打造了不同的答案。當你決定要設定什麼、以及要告訴遺囑執行人什麼時，這些差異很重要。

實際的結論是：Google 的工具最細緻，也是唯一由計時器而不是文件手續驅動的；Apple 的存取期間最長；Facebook 的重點是管理公開個人檔案，而不是移交資料。它們彼此不重疊，所以你使用的每一個都要設定。想更深入了解 Google 這一側，請參閱你過世後 Gmail 會怎麼樣和你過世後 Google 相簿會怎麼樣。

閒置觸發機制的問題

Google 透過觀察生命跡象來判斷你是否閒置：登入、Gmail 活動、Android 裝置簽到，以及記錄在「我的活動」中的活動。這個設計有兩種邊緣情況值得事先規劃。

第一種：比你活得更久的手機，可能讓帳戶看起來仍然活躍。一直開機的裝置進行背景同步和自動簽到，可能被視為活動，因而延後觸發。解決方法是縮短逾時時間，用三個月或六個月，而不是十八個月，並且讓家人知道這項計畫的存在，這樣時候到了，就會有人把你的裝置關機或清除資料。

第二種則相反：長期住院或任何長時間離線，可能在你還好好活著的時候就開始倒數。這就是 Google 會提前一個月透過你的備用電子郵件和電話提醒你的原因，也是這些資料必須保持最新的原因。只要回覆一則訊息，計時就會重置。

這兩種邊緣情況都不是跳過這項工具的理由。它們是要你設定合理的逾時時間，並且至少告訴一個人這項工具的存在。一份沒人知道的計畫，會在葬禮幾個月之後，以一封來自 Google 的神祕電子郵件出現。

如果有人過世前沒有設定

如果你是在失去某人之後讀到這裡，上面那項工具已經幫不上忙，但仍然有路可走。Google 說明中心有一個提交已故使用者帳戶相關要求的流程。透過這個流程，直系親屬或法定代理人可以要求 Google 關閉帳戶、請求帳戶中的款項，或請求其資料。

請做好審查需要時間的心理準備。Google 會逐件評估每項要求，通常會要求死亡證明和身分證明，而且坦白表示，只有在部分情況下才會授予資料存取權，並且可能需要法院命令。關閉帳戶通常比較單純。要進入帳戶則不然，因為 Google 在處理要求的同時，也要權衡逝者的隱私。

這一切都不必急。帳戶不會在某人過世的那一天就消失，而兩年的通用閒置政策也留下很長的緩衝期。我們的指南你過世後 Gmail 會怎麼樣更詳細說明了家屬這一側的流程。

它在完整數位遺產規劃中的位置

閒置帳戶管理員只是完整計畫的其中一層，並不是整個計畫。可以這樣想：由資料到身分，共有四層。

1. 平台工具。免費、內建，而且各服務專屬：Google 有閒置帳戶管理員、Apple 有遺產聯絡人、Facebook 有遺產聯絡人或刪除選項。凡是適用於你的，每一個都要設定。

2. 存取層。你數位生活的大部分都在同一個密碼管理工具後面，而好的密碼管理工具都有專為此情況打造的緊急存取功能。我們的指南密碼管理工具與身後處理比較了 1Password、Bitwarden、LastPass 等如何處理。

3. 法律層。一份涵蓋數位資產的遺囑，以及在美國，讓你可以授權遺囑執行人處理你帳戶的 RUFADAA 架構。我們的美國數位遺囑指南說明了該把哪些內容寫下來。

4. 人的層面。以上所有項目交給家人的是檔案和存取權。沒有一項能回答他們真正會問的問題，那個問題大概是：他們會怎麼說？數位遺產 App就是為這一層而打造。使用 Afterlife AI™，你可以在還活著時，用自己的回憶和聲音打造一個 Persona，而 Executor Lock™ 會按照你選擇的條件，封存家人之後能取得的內容。方案和免費版本請見價格頁面。

在 myaccount.google.com/inactive 花十分鐘，就能處理大多數人名下最大帳戶的第一層。其餘三層，就是本站其他內容能幫上忙的地方。

資料來源

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

• Google: Make a plan for your digital legacy (Inactive Account Manager)

• Google Account Help: Submit a request regarding a deceased user's account

• Google Account Help: Inactive Google Account Policy

• Apple Support: How to add a Legacy Contact for your Apple Account

• Apple Support: Request access to a deceased family member's Apple accounts

• Facebook Help Center: What is a legacy contact on Facebook?