Google Inactive Account Manager: vad den gör och hur du ställer in den

Google Inactive Account Manager (hanteraren för inaktiva konton) är en kostnadsfri inställning som talar om för Google vad som ska hända med ditt konto efter en period av inaktivitet som du väljer själv: 3, 6, 12 eller 18 månader. Den kan meddela upp till 10 betrodda kontakter, dela de data du väljer med dem och, om du vill, radera kontot. Du ställer in den på myaccount.google.com/inactive.

Det är det enda verktyg Google erbjuder som låter dig bestämma detta i förväg. Utan det väntar din familj en granskning från fall till fall, som Google själva beskriver som utan garanterat utfall. Med det får de personer du väljer de data du väljer, på villkor du själv har satt medan du lever och tänker klart.

Den här guiden går igenom exakt vad Inactive Account Manager gör, installationen steg för steg med de verkliga menyvägarna, vad din familj upplever efter tidsgränsen, vad verktyget inte täcker och hur det står sig mot Apples och Facebooks motsvarigheter. En sak att ha i åtanke hela tiden: Inactive Account Manager skyddar dina Google-data. Det bevarar inte dig. Det andra uppdraget hör till en app för digitalt arv, där du bygger en Persona av dina minnen, din röst och din historia. Börja gratis: 25 minnen, inget kort.

I den här guiden:

• Vad är Google Inactive Account Manager?

• Så ställer du in den, steg för steg

• Vad som händer efter tidsgränsen

• Vad den inte täcker

• Google, Apple och Facebook: arvsverktygen jämförda

• Problemet med inaktivitet som utlösare

• Om någon redan har dött utan att ställa in den

• Var den passar i en komplett plan för ditt digitala arv

• Vanliga frågor

Vad är Google Inactive Account Manager?

Inactive Account Manager lanserades i april 2013, vilket gjorde Google till det första stora teknikföretaget som erbjöd formella kontroller för tiden efter döden. Den är kostnadsfri och finns för alla personliga Google-konton. Den täcker data bakom kontot: Gmail, Google Drive, Google Foto, YouTube, Kontakter, Kalender, Keep, Maps Tidslinje och mer än ett dussin andra produkter, som du kan fördela var för sig.

Grundidén är enkel. Du talar om för Google hur länge tystnaden ska vara innan ditt konto betraktas som övergivet. När tiden är ute genomför Google den plan du skrev: den meddelar de personer du namngav, ger dem de data du fördelade och raderar kontot om du bad om det.

Det är värt att skilja detta från en annan policy med liknande namn. Sedan december 2023 har Google en allmän policy för inaktiva konton som innebär att personliga konton som inte använts på två år kan raderas helt, även om Google har sagt att konton med YouTube-videor inte raderas enligt den. Den policyn drabbar dig. Inactive Account Manager är den version du själv styr: samma utlösare, dina regler.

Så ställer du in den, steg för steg

Installationen tar ungefär tio minuter. Ha de betrodda kontakternas e-postadresser och mobilnummer nära till hands.

1. Öppna verktyget. Gå direkt till myaccount.google.com/inactive, eller navigera dit: Google-konto, sedan Data och sekretess i vänstermenyn, scrolla till Fler alternativ, välj Gör en plan för ditt digitala arv och tryck på Starta.

2. Välj väntetid. Välj 3, 6, 12 eller 18 månaders inaktivitet. Google varnar dig med e-post och sms ungefär en månad före tidsgränsen, så kontrollera att återställnings-e-posten och telefonnumret på den här skärmen stämmer.

3. Lägg till betrodda kontakter. Du kan namnge upp till 10 personer. För varje person bestämmer du om de bara ska få besked om att kontot är inaktivt eller också ta emot data. Om de ska ta emot data kryssar du för exakt vilka produkter de får: Gmail men inte Foto, Drive men inte Maps Tidslinje, vilken uppdelning som passar. Lägg till varje kontakts mobilnummer, för Google skickar en verifieringskod med sms innan någon nedladdning tillåts.

4. Skriv det personliga meddelandet. Texten hamnar i det e-postmeddelande som dina kontakter får. En eller två meningar som förklarar vad mejlet är och varför du har ställt in det sparar din familj från förvirring i ett svårt ögonblick.

5. Ställ in autosvar i Gmail om du vill. Du kan skriva en ämnesrad och ett meddelande som Gmail skickar automatiskt till alla som mejlar dig sedan kontot blivit inaktivt, och du kan begränsa det till personer i dina kontakter.

6. Bestäm om radering. Den sista reglaget, Ja, radera mitt inaktiva Google-konto, raderar kontot tre månader efter att det blivit inaktivt, inklusive offentligt innehåll som YouTube-videor och Blogger-inlägg. Dina betrodda kontakter får de tre månaderna på sig att ladda ner det du fördelade. Raderade Gmail-adresser ges inte ut till någon annan.

Spara planen och lägg in en påminnelse i kalendern om att se över den en gång om året. Kontakter flyttar, telefonnummer byts, och en plan som pekar på en död e-postadress är ingen plan alls.

Vem ska få vad: fördelningar som fungerar

Kontrollen per kontakt och per produkt är den mest underutnyttjade delen av verktyget, eftersom standardvalen får dig att ge en person allt. En mer genomtänkt fördelning tjänar oftast en familj bättre. Ett mönster som fungerar för många: make, maka eller partner får Foto, Drive och Gmail; vuxna barn får Foto och YouTube; den som sköter dina angelägenheter får Gmail och Drive, eftersom e-posten är där kontoutdrag, förnyelser och kontoåterställning finns; och en jurist eller revisor får bara Drive, om det är där dina dokument ligger.

Två fördelningsbeslut förtjänar en stunds eftertanke. Gmail är den känsligaste produkten på listan, eftersom en inkorg är en dagbok som ingen menade att skriva; ge den till den som behöver den för praktiska ärenden, inte till alla. Och Maps Tidslinje, sökhistorik och liknande aktivitetsdata kan fördelas separat, vilket betyder att du helt enkelt kan lämna dem utanför varje lista. Ingenting tvingar dig att lämna vidare data som din familj inte har någon nytta av.

Vad som händer efter tidsgränsen

Så här ser förloppet ut från din familjs sida, för det är den sidan som räknas.

Ungefär en månad innan tiden går ut försöker Google nå dig på din återställnings-e-post och ditt telefonnummer. Om du svarar nollställs klockan och inget annat händer. Om du inte svarar förklaras kontot inaktivt och planen sätts i verket.

Varje betrodd kontakt får ett mejl som innehåller det personliga meddelande du skrev. Om du delade data med dem listar mejlet exakt vilka produkter du fördelade och innehåller en nedladdningslänk. Innan något öppnas skickar Google en verifieringskod med sms till det telefonnummer du angav för den personen, så ett vidarebefordrat mejl räcker inte för att nå dina data.

Nedladdningen kommer som arkivfiler, i samma stil som en Google Takeout-export: brevlådefiler för Gmail, mappar med bilder för Foto, dokument för Drive. Det är en ögonblicksbild, inte en inloggning. Dina kontakter ser aldrig ditt lösenord och kan inte skicka mejl som dig, och när nedladdningsfönstret stängs finns ingen fortsatt åtkomst.

Om du aktiverade autosvar börjar Gmail besvara inkommande post med ditt meddelande. Och om du valde radering tas kontot och dess offentliga innehåll bort tre månader efter inaktivitetsdatumet.

Vad den inte täcker

Inactive Account Manager gör ett jobb bra. Det är värt att vara tydlig med vilka jobb den inte gör.

• Den överför inte kontot. Ingen ärver inloggningen. Kontakterna får en engångsnedladdning av data, inte åtkomst, så allt som kräver det levande kontot, som en prenumeration eller en länkad tjänst, upphör.

• Den utlöses inte av dödsfall. Utlösaren är tystnad. Om din familj behöver åtkomst två veckor efter begravningen och din tidsgräns är 12 månader går verktyget inte att skynda på, och under tiden är de tillbaka i Googles vanliga granskningsprocess.

• Den täcker inte Google Workspace. Arbetskonton och konton med egen domän tillhör organisationen, och organisationens administratör avgör vad som händer med dem. Inactive Account Manager gäller bara personliga konton.

• Den för inte vidare en YouTube-kanal. En betrodd kontakt kan ladda ner videor och metadata, men kanalens ägarskap, prenumeranter och intäktsgenerering överförs inte till någon.

• Den bevarar inte köp. Filmer, böcker och appar som köpts via Google är licenser knutna till kontot, och lagringsplaner som Google One upphör helt enkelt.

• Den täcker bara Google. Dina Apple-data, din Facebook-profil, dina bankinloggningar och allt som skyddas av din lösenordshanterare behöver egna planer.

Google, Apple och Facebook: arvsverktygen jämförda

De tre stora konsumentplattformarna har byggt olika svar på samma fråga. Skillnaderna spelar roll när du bestämmer vad du ska ställa in och vad du ska berätta för din bouppteckningsman.

Den praktiska slutsatsen: Googles verktyg är det mest detaljerade och det enda som drivs av en timer i stället för pappersarbete, Apples ger det längsta åtkomstfönstret, och Facebooks handlar om att förvalta en offentlig profil snarare än att lämna över data. De överlappar inte varandra, så ställ in var och en du använder. För Googles del mer i detalj, se vad som händer med Gmail när du dör och vad som händer med Google Foto när du dör.

Problemet med inaktivitet som utlösare

Google avgör att du är inaktiv genom att leta efter livstecken: inloggningar, Gmail-aktivitet, incheckningar från Android-enheter och aktivitet som registreras i Min aktivitet. Den konstruktionen har två gränsfall som är värda att planera för.

Det första: en telefon som överlever dig kan få kontot att se levande ut. Bakgrundssynkronisering och automatiska incheckningar från en enhet som förblir påslagen kan räknas som aktivitet, vilket fördröjer utlösaren. Lösningen är en kortare tidsgräns, tre eller sex månader i stället för arton, och en familj som vet att planen finns, så att någon stänger av eller rensar dina enheter när tiden kommer.

Det andra är det omvända: en lång sjukhusvistelse eller en längre period offline kan starta nedräkningen medan du är mycket levande. Därför varnar Google dig en månad i förväg på din återställnings-e-post och ditt telefonnummer, och därför måste de uppgifterna hållas aktuella. Svara på ett enda meddelande så nollställs klockan.

Inget av gränsfallen är en anledning att hoppa över verktyget. De är skäl att välja en rimlig tidsgräns och att berätta för minst en person att det finns. En plan som ingen känner till kommer som ett mystiskt mejl från Google, månader efter begravningen.

Om någon redan har dött utan att ställa in den

Om du läser detta efter att ha förlorat någon är verktyget ovan inte tillgängligt för dig, men det finns ändå en väg. Googles hjälpcenter har en process för att skicka in en begäran om en avliden användares konto. Genom den kan en nära anhörig eller en juridisk företrädare be Google stänga kontot, begära medel från kontot eller begära dess data.

Var beredd på att granskningen tar tid. Google bedömer varje begäran individuellt, ber oftast om ett dödsbevis och legitimation, och är öppen med att åtkomst till data bara beviljas i vissa fall och kan kräva ett domstolsbeslut. Att stänga ett konto är oftast enkelt. Att komma in i ett är det inte, eftersom Google väger den avlidnes integritet mot begäran.

Du behöver inte skynda dig med något av detta. Konton försvinner inte den dag någon dör, och den allmänna policyn om två års inaktivitet lämnar ett långt fönster. Vår guide till vad som händer med Gmail när du dör går igenom processen från familjens sida mer i detalj.

Var den passar i en komplett plan för ditt digitala arv

Inactive Account Manager är ett lager i en komplett plan, inte hela planen. Ett användbart sätt att tänka är fyra lager, från data till identitet.

1. Plattformsverktyg. Kostnadsfria, inbyggda och specifika för varje tjänst: Inactive Account Manager för Google, Legacy Contact för Apple, en arvskontakt eller ett raderingsval för Facebook. Ställ in varje som gäller dig.

2. Åtkomstlagret. Det mesta av ditt digitala liv ligger bakom en lösenordshanterare, och de bra har nödåtkomst som är byggd för precis detta. Vår guide till lösenordshanterare efter döden jämför hur 1Password, Bitwarden, LastPass och andra hanterar det.

3. Det juridiska lagret. Ett testamente som omfattar digitala tillgångar, och i USA ramverket RUFADAA som låter dig ge en exekutor befogenhet att hantera dina konton. Vår guide till digitalt testamente i USA förklarar vad du bör skriva ner.

4. Det mänskliga lagret. Allt ovan lämnar över filer och åtkomst till din familj. Inget av det besvarar den fråga de faktiskt kommer att ställa, som är någon variant av: vad skulle de ha sagt? En app för digitalt arv är byggd för det lagret. Med Afterlife AI™ bygger du en Persona av dina minnen och din röst medan du lever, och Executor Lock™ förseglar vad din familj kan nå efteråt, på villkor du själv valt. Planer och den kostnadsfria starten finns på prissidan.

Tio minuter på myaccount.google.com/inactive ordnar det första lagret för det största kontot de flesta äger. De andra tre lagren är där resten av den här webbplatsen kan hjälpa till.

Källor

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

• Google: Make a plan for your digital legacy (Inactive Account Manager)

• Google Account Help: Submit a request regarding a deceased user's account

• Google Account Help: Inactive Google Account Policy

• Apple Support: How to add a Legacy Contact for your Apple Account

• Apple Support: Request access to a deceased family member's Apple accounts

• Facebook Help Center: What is a legacy contact on Facebook?