Googlen käyttämättömän tilin hallinta: mitä se tekee ja miten sen ottaa käyttöön
Ainoa työkalu, jolla Google antaa sinun päättää etukäteen, kenelle Gmail, Kuvat ja Drive siirtyvät, kun et enää ole. Tarkat käyttöönottovaiheet, mitä työkalu kattaa ja mitä se jättää kattamatta.
Googlen käyttämättömän tilin hallinta (Inactive Account Manager) on ilmainen asetus, jolla kerrot Googlelle, mitä tilillesi tehdään, kun sitä ei ole käytetty valitsemaasi aikaan: 3, 6, 12 tai 18 kuukauteen. Se voi ilmoittaa jopa 10 luotetulle yhteyshenkilölle, jakaa heille valitsemasi tiedot ja halutessasi poistaa tilin. Asetuksen löydät osoitteesta myaccount.google.com/inactive.
Se on ainoa Googlen tarjoama työkalu, jolla nämä asiat voi päättää etukäteen. Ilman sitä perheesi joutuu tapauskohtaiseen arviointiprosessiin, josta Google itse toteaa, ettei lopputulosta voi taata. Sen kanssa valitsemasi ihmiset saavat valitsemasi tiedot ehdoilla, jotka asetat itse, kun olet elossa ja selväpäinen.
Tässä oppaassa käydään läpi, mitä käyttämättömän tilin hallinta tarkalleen tekee, käyttöönottovaiheet oikeine valikkopolkuineen, mitä perheesi kokee aikarajan umpeuduttua, mitä työkalu ei kata ja miten se vertautuu Applen ja Facebookin vastaaviin. Yksi asia kannattaa pitää mielessä koko ajan: käyttämättömän tilin hallinta suojaa Google-tietosi. Se ei säilytä sinua. Se toinen tehtävä kuuluu digitaalisen perinnön sovellukselle, jossa rakennat Personan muistoistasi, äänestäsi ja tarinastasi. Aloita ilmaiseksi: 25 muistoa, ei korttia.
Tässä oppaassa:
Mikä on Googlen käyttämättömän tilin hallinta?
Käyttöönotto vaihe vaiheelta
Mitä tapahtuu aikarajan jälkeen
Mitä se ei kata
Google, Apple ja Facebook: perintötyökalut vertailussa
Passiivisuuteen perustuvan laukaisimen ongelma
Jos joku on jo kuollut eikä asetusta ole tehty
Mihin se sopii kokonaisessa digitaalisen perinnön suunnitelmassa
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on Googlen käyttämättömän tilin hallinta?
Käyttämättömän tilin hallinta julkaistiin huhtikuussa 2013, jolloin Googlesta tuli ensimmäinen suuri teknologiayritys, joka tarjosi muodolliset kuoleman jälkeiset hallintakeinot. Se on ilmainen ja käytettävissä jokaisella henkilökohtaisella Google-tilillä. Se kattaa tilin takana olevat tiedot: Gmailin, Google Driven, Google Kuvat, YouTuben, Yhteystiedot, Kalenterin, Keepin, Mapsin aikajanan ja yli tusinan muun tuotteen tiedot, jotka voit kukin jakaa erikseen.
Perusajatus on yksinkertainen. Kerrot Googlelle, kuinka pitkään hiljaisuuden pitää kestää, ennen kuin se katsoo tilisi hylätyksi. Kun ajastin umpeutuu, Google toteuttaa kirjoittamasi suunnitelman: se ilmoittaa nimeämillesi ihmisille, antaa heille jakamasi tiedot ja, jos niin pyysit, poistaa tilin.
Tämä kannattaa erottaa toisesta, samankaltaisesti nimetystä käytännöstä. Joulukuusta 2023 lähtien Googlella on ollut yleinen käyttämättömien tilien käytäntö, jonka mukaan kaksi vuotta käyttämättömänä olleet henkilökohtaiset tilit voidaan poistaa kokonaan, vaikka Google on kertonut, ettei se poista tämän käytännön nojalla tilejä, joilla on YouTube-videoita. Se käytäntö tapahtuu sinulle. Käyttämättömän tilin hallinta on versio, jota itse ohjaat: sama laukaisin, sinun sääntösi.
Käyttöönotto vaihe vaiheelta
Käyttöönotto vie noin kymmenen minuuttia. Pidä luotettujen yhteyshenkilöidesi sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot käden ulottuvilla.
Avaa työkalu. Mene suoraan osoitteeseen myaccount.google.com/inactive tai navigoi sinne: Google-tili, sitten vasemmasta valikosta Tiedot ja yksityisyys, selaa kohtaan Lisäasetukset, valitse Tee suunnitelma digitaalisesta perinnöstäsi ja paina Aloita.
Valitse odotusaika. Valitse 3, 6, 12 tai 18 kuukautta ilman toimintaa. Google varoittaa sinua sähköpostilla ja tekstiviestillä noin kuukautta ennen määräaikaa, joten varmista, että tällä näytöllä näkyvä palautussähköposti ja puhelinnumero ovat ajan tasalla.
Lisää luotetut yhteyshenkilöt. Voit nimetä enintään 10 ihmistä. Päätä jokaisen kohdalla, saako hän vain ilmoituksen tilin käyttämättömyydestä vai myös tietoja. Jos hän saa tietoja, rastita tarkasti, mitkä tuotteet hän saa: Gmailin mutta ei Kuvia, Driven mutta ei Mapsin aikajanaa, miten tahansa sopivalla tavalla jaettuna. Lisää jokaisen yhteyshenkilön matkapuhelinnumero, koska Google lähettää hänelle tekstiviestillä vahvistuskoodin ennen kuin lataus sallitaan.
Kirjoita henkilökohtainen viesti. Tämä teksti tulee yhteyshenkilöillesi lähetettävän ilmoitussähköpostin sisään. Lause tai kaksi siitä, mikä sähköposti on ja miksi olet tehnyt asetuksen, säästää perheesi hämmennykseltä vaikealla hetkellä.
Aseta Gmailin automaattivastaus, jos haluat sellaisen. Voit kirjoittaa otsikon ja viestin, jonka Gmail lähettää automaattisesti jokaiselle, joka lähettää sinulle sähköpostia tilin muututtua käyttämättömäksi, ja voit rajata sen vain yhteystietoihisi kuuluville.
Päätä poistosta. Viimeinen valitsin, Kyllä, poista käyttämätön Google-tilini, tyhjentää tilin kolme kuukautta sen jälkeen, kun siitä on tullut käyttämätön, myös julkisen sisällön, kuten YouTube-videot ja Blogger-julkaisut. Luotetuilla yhteyshenkilöillä on tuo kolmen kuukauden ikkuna ladata se, minkä jaoit heille. Poistettuja Gmail-osoitteita ei anneta kenellekään muulle.
Tallenna suunnitelma ja merkitse kalenteriisi muistutus tarkistaa se kerran vuodessa. Yhteyshenkilöt vaihtavat paikkaa, puhelinnumerot muuttuvat, ja suunnitelma, joka osoittaa kuolleeseen sähköpostiosoitteeseen, ei ole suunnitelma lainkaan.
Kuka saa mitä: toimivia jakovalintoja
Yhteyshenkilökohtainen ja tuotekohtainen hallinta on työkalun vähiten käytetty osa, koska oletusarvot ohjaavat antamaan kaiken yhdelle ihmiselle. Harkitumpi jako palvelee perhettä yleensä paremmin. Monelle toimiva malli: puoliso tai kumppani saa Kuvat, Driven ja Gmailin; aikuiset lapset saavat Kuvat ja YouTuben; asioitasi hoitava henkilö saa Gmailin ja Driven, koska sähköpostissa ovat tiliotteet, uusimiset ja tilien palautus; ja lakimies tai tilintarkastaja saa vain Driven, jos asiakirjasi ovat siellä.
Kaksi jakopäätöstä ansaitsee hetken pohdintaa. Gmail on luettelon arkaluonteisin tuote, koska postilaatikko on päiväkirja, jota kukaan ei tarkoittanut kirjoittaa. Anna se sille, joka tarvitsee sitä käytännön asioihin, älä kaikille. Ja Mapsin aikajana, hakuhistoria ja vastaavat toimintatiedot ovat erikseen jaettavissa, joten voit yksinkertaisesti jättää ne pois jokaiselta listalta. Mikään ei velvoita siirtämään tietoja, joille perheelläsi ei ole käyttöä.
Mitä tapahtuu aikarajan jälkeen
Tässä on tapahtumien kulku perheesi näkökulmasta, koska se näkökulma on tärkein.
Noin kuukautta ennen ajastimen umpeutumista Google yrittää tavoittaa sinut palautussähköpostilla ja puhelimella. Jos vastaat, kello nollautuu eikä mitään muuta tapahdu. Jos et vastaa, tili julistetaan käyttämättömäksi ja suunnitelma käynnistyy.
Jokainen luotettu yhteyshenkilö saa sähköpostin, jossa on kirjoittamasi henkilökohtainen viesti. Jos jaoit hänelle tietoja, sähköposti luettelee tarkasti, mitkä tuotteet jaoit, ja sisältää latauslinkin. Ennen kuin mikään aukeaa, Google lähettää vahvistuskoodin tekstiviestillä hänelle antamaasi puhelinnumeroon, joten pelkkä edelleen lähetetty sähköposti ei riitä tietoihisi pääsyyn.
Lataus saapuu arkistotiedostoina, samaan tapaan kuin Google Takeout -vienti: postilaatikkotiedostoja Gmailista, kuvakansioita Kuvista, asiakirjoja Drivestä. Se on tilannekuva, ei sisäänkirjautuminen. Yhteyshenkilösi eivät koskaan näe salasanaasi eivätkä voi lähettää sähköpostia sinun nimissäsi, ja kun heidän latausikkunansa sulkeutuu, jatkuvaa pääsyä ei ole.
Jos otit automaattivastauksen käyttöön, Gmail alkaa vastata saapuvaan postiin viestilläsi. Ja jos valitsit poiston, tili ja sen julkinen sisältö poistetaan kolme kuukautta passiivisuuspäivän jälkeen.
Mitä se ei kata
Käyttämättömän tilin hallinta tekee yhden tehtävän hyvin. On syytä olla tarkka siitä, mitä tehtäviä se ei hoida.
Se ei siirrä tiliä. Kukaan ei peri kirjautumistunnuksia. Yhteyshenkilöt saavat kertaluonteisen tietolatauksen, eivät pääsyä, joten kaikki, mikä vaatii elossa olevan tilin, kuten tilaus tai yhdistetty palvelu, päättyy.
Se ei laukea kuolemasta. Laukaisin on hiljaisuus. Jos perheesi tarvitsee pääsyn kaksi viikkoa hautajaisten jälkeen ja aikarajasi on 12 kuukautta, työkalua ei voi kiirehtiä, ja he ovat sillä välin takaisin Googlen tavallisessa arviointiprosessissa.
Se ei kata Google Workspacea. Työ- ja oman verkkotunnuksen tilit kuuluvat organisaatiolle, ja organisaation ylläpitäjä päättää, mitä niille tapahtuu. Käyttämättömän tilin hallinta koskee vain henkilökohtaisia tilejä.
Se ei siirrä YouTube-kanavaa. Luotettu yhteyshenkilö voi ladata videot ja metatiedot, mutta kanavan omistusoikeus, tilaajat ja rahaksi muuttaminen eivät siirry kenellekään.
Se ei säilytä ostoksia. Googlen kautta ostetut elokuvat, kirjat ja sovellukset ovat tiliin sidottuja lisenssejä, ja tallennustilaa koskevat tilaukset, kuten Google One, vain päättyvät.
Se kattaa vain Googlen. Applen tiedot, Facebook-profiili, verkkopankin tunnukset ja kaikki salasanahallintasi suojaama tarvitsevat omat suunnitelmansa.
Google, Apple ja Facebook: perintötyökalut vertailussa
Kolme suurta kuluttajapalvelua rakensi kukin erilaisen vastauksen samaan kysymykseen. Erot ovat tärkeitä, kun päätät, mitä otat käyttöön ja mitä kerrot pesänhoitajallesi.
Ominaisuus | Googlen käyttämättömän tilin hallinta | Apple Legacy Contact | Facebook Legacy Contact |
|---|---|---|---|
Laukaisin | Itse asettamasi passiivisuusajastin: 3–18 kuukautta | Kuolema: yhteyshenkilö esittää käyttöavaimen ja kuolintodistuksen | Kuolema: joku ilmoittaa siitä todisteineen ja profiili muutetaan muistotiliksi |
Pitää ottaa käyttöön etukäteen | Kyllä | Kyllä, iOS 15.2:ssa tai uudemmassa | Kyllä, jos haluat perintöyhteyshenkilön; muistotiliksi muuttaminen voi tapahtua myös ilman sellaista |
Ihmisten määrä | Enintään 10 luotettua yhteyshenkilöä | Enintään 5 perintöyhteyshenkilöä | 1 perintöyhteyshenkilö |
Mitä he saavat | Kertaluonteinen lataus täsmälleen niistä tiedoista, jotka jaoit kullekin | Noin 3 vuotta pääsyä suurimpaan osaan iCloud-tiedoista, minkä jälkeen tili poistetaan | Muistotiliksi muutetun profiilin hallinta: muistojulkaisut, profiilikuva, poistopyynnöt |
Mikä jää rajojen ulkopuolelle | Salasanat, tilin kirjautumistunnukset, ostokset, YouTube-kanavan omistus | Avainnipun salasanat, maksutiedot, lisensoidut mediaostokset | Kirjautuminen ja yksityisviestien lukeminen |
Poistovaihtoehto | Valinnainen, 3 kuukautta sen jälkeen, kun tili muuttuu käyttämättömäksi | Tili poistetaan perintöyhteyshenkilön pääsyn päätyttyä | Voit valita pysyvän poiston muistotiliksi muuttamisen sijaan |
Käytännön johtopäätös: Googlen työkalu on yksityiskohtaisin ja ainoa, jota ohjaa ajastin eikä paperityö, Applen antaa pisimmän pääsyajan, ja Facebookin koskee julkisen profiilin hoitoa eikä tietojen luovutusta. Ne eivät mene päällekkäin, joten ota käyttöön jokainen käyttämäsi. Googlen osalta syvemmin: mitä Gmailille tapahtuu, kun kuolet ja mitä Google Kuville tapahtuu, kun kuolet.
Passiivisuuteen perustuvan laukaisimen ongelma
Google päättelee sinun olevan passiivinen tarkkailemalla elonmerkkejä: kirjautumisia, Gmail-toimintaa, Android-laitteen yhteydenottoja ja Oma toiminta -sivulle kirjattua toimintaa. Tässä suunnittelussa on kaksi rajatapausta, jotka kannattaa huomioida.
Ensimmäinen: sinua pidempään elävä puhelin voi saada tilin näyttämään elävältä. Taustasynkronointi ja automaattiset yhteydenotot laitteelta, joka pysyy päällä, voivat näyttää toiminnalta ja viivästyttää laukaisinta. Ratkaisu on lyhyempi aikaraja, kolme tai kuusi kuukautta kahdeksantoista sijaan, ja perhe, joka tietää suunnitelman olemassaolosta, jotta joku sammuttaa tai tyhjentää laitteesi, kun aika koittaa.
Toinen on päinvastainen: pitkä sairaalajakso tai mikä tahansa pitkä offline-aika voi käynnistää laskennan, vaikka olet täysin elossa. Siksi Google varoittaa sinua kuukautta aiemmin palautussähköpostiin ja puhelimeen, ja siksi nuo tiedot on pidettävä ajan tasalla. Vastaa yhteen viestiin, niin kello nollautuu.
Kumpikaan rajatapaus ei ole syy jättää työkalua käyttämättä. Ne ovat syitä asettaa järkevä aikaraja ja kertoa vähintään yhdelle ihmiselle, että työkalu on olemassa. Suunnitelma, josta kukaan ei tiedä, saapuu arvoituksellisena sähköpostina Googlelta kuukausia hautajaisten jälkeen.
Jos joku on jo kuollut eikä asetusta ole tehty
Jos luet tätä menetettyäsi jonkun, yllä kuvattu työkalu ei ole käytettävissäsi, mutta polku on silti olemassa. Googlen ohjekeskuksessa on prosessi kuolleen käyttäjän tiliä koskevan pyynnön tekemiseen. Sen kautta lähiomainen tai laillinen edustaja voi pyytää Googlea sulkemaan tilin, pyytää tilillä olevia varoja tai pyytää sen tietoja.
Varaudu siihen, että arviointi vie aikaa. Google arvioi jokaisen pyynnön erikseen, vaatii yleensä kuolintodistuksen ja henkilöllisyystodistuksen, ja kertoo avoimesti, että tietojen luovutus myönnetään vain joissakin tapauksissa ja voi vaatia tuomioistuimen määräyksen. Tilin sulkeminen on yleensä suoraviivaista. Sisään pääseminen ei ole, koska Google punnitsee kuolleen ihmisen yksityisyyttä pyyntöä vasten.
Mitään tästä ei tarvitse kiirehtiä. Tilit eivät katoa sinä päivänä, kun joku kuolee, ja kahden vuoden yleinen passiivisuuskäytäntö jättää pitkän ikkunan. Oppaassamme mitä Gmailille tapahtuu, kun kuolet käydään perheen puolen prosessi läpi tarkemmin.
Mihin se sopii kokonaisessa digitaalisen perinnön suunnitelmassa
Käyttämättömän tilin hallinta on yksi kerros kokonaisessa suunnitelmassa, ei koko suunnitelma. Sitä voi ajatella neljänä kerroksena, tiedoista identiteettiin.
Alustojen työkalut. Ilmaisia, sisäänrakennettuja ja kullekin palvelulle ominaisia: käyttämättömän tilin hallinta Googlella, Legacy Contact Applella, perintöyhteyshenkilö tai poistovalinta Facebookissa. Ota käyttöön jokainen, joka koskee sinua.
Pääsykerros. Suurin osa digitaalisesta elämästäsi on yhden salasanahallinnan takana, ja hyvissä on juuri tätä varten tehtyjä hätäpääsyominaisuuksia. Oppaassamme salasanahallinta kuoleman jälkeen vertaillaan, miten 1Password, Bitwarden, LastPass ja muut hoitavat asian.
Oikeudellinen kerros. Testamentti, joka kattaa digitaalisen omaisuuden, ja Yhdysvalloissa RUFADAA-kehys, jonka avulla voit valtuuttaa pesänhoitajan hoitamaan tilejäsi. Digitaalisen testamentin oppaassa Yhdysvalloille selitetään, mitä kannattaa kirjoittaa paperille.
Inhimillinen kerros. Kaikki yllä oleva antaa perheellesi tiedostoja ja pääsyn. Mikään niistä ei vastaa kysymykseen, jonka he todella esittävät, joka on jokin muoto sanoista: mitä hän sanoisi? Digitaalisen perinnön sovellus on rakennettu juuri tälle kerrokselle. Afterlife AI™:llä rakennat Personan muistoistasi ja äänestäsi eläessäsi, ja Executor Lock™ lukitsee sen, mihin perheesi pääsee jälkeenpäin, ehdoilla, jotka valitsit. Hinnat ja ilmainen aloitus löytyvät hinnoittelusivulta.
Kymmenen minuuttia osoitteessa myaccount.google.com/inactive järjestää ensimmäisen kerroksen suurimmalle tilille, jonka useimmat omistavat. Muissa kolmessa kerroksessa muu sivustomme voi auttaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on Googlen käyttämättömän tilin hallinta?
Se on ilmainen Google-tilin asetus, jolla päätät etukäteen, mitä tilillesi tapahtuu valitsemasi passiivisuusajan jälkeen. Kun asettamasi ajastin umpeutuu, Google ilmoittaa jopa 10 luotetulle yhteyshenkilölle, jakaa heille kullekin erikseen jakamasi tiedot ja voi poistaa tilin, jos niin pyysit. Otat sen käyttöön osoitteessa myaccount.google.com/inactive.
Kuinka pian Google katsoo tilini käyttämättömäksi?
Valitset odotusajan itse: 3, 6, 12 tai 18 kuukautta ilman toimintaa. Google tarkastelee kirjautumisia, Gmailin käyttöä, Android-laitteen yhteydenottoja ja Oma toiminta -sivua arvioidakseen, onko tili käytössä, ja se ottaa yhteyttä palautussähköpostiisi ja puhelimeesi noin kuukautta ennen määräaikaa, jotta aktiivinen käyttäjä ei jää yllätetyksi.
Antaako se perheelleni salasanani tai pääsyn tiliini?
Ei. Luotetut yhteyshenkilöt eivät koskaan saa salasanaasi eivätkä voi kirjautua sinuna. He saavat kertaluonteisen latauksen niistä tiedoista, jotka jaoit heille, arkistotiedostoina sen jälkeen, kun Google on vahvistanut heidän henkilöllisyytensä tekstiviestikoodilla. Kun latausikkuna sulkeutuu, jatkuvaa pääsyä ei ole.
Toimiiko se silti, jos puhelimeni jatkaa synkronointia kuolemani jälkeen?
Tämä on työkalun suurin sokea piste. Päällä oleva puhelin, joka jatkaa yhteydenottoja Googleen, voi saada tilin näyttämään aktiiviselta ja viivästyttää laukaisinta. Lyhyempi aikaraja, kuten 3 tai 6 kuukautta, ja se, että perheesi tietää sammuttaa laitteesi, pitävät suunnitelman luotettavana.
Kattaako se Google Workspace -tilit tai YouTube-kanavani?
Kumpikaan ei toimi niin kuin ihmiset toivovat. Workspace-tilit kuuluvat organisaatiolle, ja niitä hoitaa sen ylläpitäjä, ei käyttämättömän tilin hallinta. YouTubessa luotettu yhteyshenkilö voi ladata videosi ja metatiedot, mutta itse kanava, sen tilaajat ja rahaksi muuttaminen eivät siirry kenellekään.
Mitä perhe voi tehdä, jos joku kuoli ilman että asetus oli tehty?
Googlen ohjekeskuksessa on prosessi kuolleen käyttäjän tiliä koskeville pyynnöille, jonka kautta lähiomaiset tai laillinen edustaja voivat pyytää tilin sulkemista, varojen luovuttamista tai tietojen luovuttamista. Google käsittelee jokaisen tapauksen erikseen, yleensä kuolintodistusta ja henkilöllisyystodistusta vasten, ja täysi tietojen saanti voi vaatia tuomioistuimen määräyksen. Sulkeminen myönnetään yleensä, pääsyä ei taata.
Riittääkö käyttämättömän tilin hallinta digitaalisen perinnön suunnitelmaksi?
Se on vahva alku yhden yrityksen palveluille, ja jokaisen, jolla on Google-tili, kannattaa ottaa se käyttöön. Mutta se antaa perheellesi tiedostoja, ei sinua. Yhdistä se salasanahallinnan hätäpääsyyn, digitaalisen omaisuuden kattavaan testamenttiin ja Personaan, jonka kanssa perheesi voi oikeasti keskustella. Afterlife AI™:llä pääset alkuun ilmaiseksi: 25 muistoa, ei korttia.