Google Inactive Account Manager: какво прави и как да го настроите

Google Inactive Account Manager (Мениджър на неактивни профили) е безплатна настройка, която казва на Google какво да направи с вашия профил след период на неактивност, който сами избирате: 3, 6, 12 или 18 месеца. Тя може да уведоми до 10 доверени контакти, да сподели с тях данните, които изберете, и по желание да изтрие профила. Настройва се на myaccount.google.com/inactive.

Това е единственият инструмент на Google, който ви позволява да решите тези неща предварително. Без него семейството ви минава през преглед на всеки случай поотделно, за който самият Google казва, че не гарантира резултат. С него хората, които сте избрали, получават данните, които сте избрали, при условия, които сте определили, докато сте жив и мислите ясно.

Това ръководство разглежда точно какво прави Inactive Account Manager, стъпките за настройка с реалните пътища в менюто, какво изживява семейството ви след изтичането на срока, какво инструментът не покрива и как се сравнява с аналозите на Apple и Facebook. Едно нещо да държите в ума си през цялото време: Inactive Account Manager защитава вашите данни в Google. Той не ви съхранява вас. Тази втора задача е за приложение за дигитално наследство, в което изграждате Persona от вашите спомени, глас и история. Започнете безплатно: 25 спомена, без карта.

В това ръководство:

• Какво е Google Inactive Account Manager?

• Как да го настроите, стъпка по стъпка

• Какво става след изтичането на срока

• Какво не покрива

• Google, Apple и Facebook: сравнение на инструментите за наследство

• Проблемът със задействането при неактивност

• Ако някой вече е починал, без да го е настроил

• Мястото му в пълния план за дигитално наследство

• Често задавани въпроси

Какво е Google Inactive Account Manager?

Inactive Account Manager е пуснат през април 2013 г., с което Google става първата голяма технологична компания, предложила официален контрол за времето след смъртта. Той е безплатен и е наличен във всеки личен профил в Google. Обхваща данните зад профила: Gmail, Google Drive, Google Photos, YouTube, Контакти, Календар, Keep, Maps Timeline и още повече от дузина други продукта, всеки от които можете да разпределите поотделно.

Основната идея е проста. Казвате на Google колко дълго мълчание да приеме за изоставен профил. Когато таймерът изтече, Google изпълнява плана, който сте написали: уведомява хората, които сте посочили, дава им данните, които сте разпределили, и, ако сте поискали, изтрива профила.

Струва си да го отделим от друга политика с подобно име. От декември 2023 г. Google има обща политика за неактивни профили, според която личните профили, неизползвани две години, могат да бъдат изтрити изцяло, макар Google да е казал, че профили с видеа в YouTube не се изтриват по нея. Тази политика се случва с вас. Inactive Account Manager е вариантът, който контролирате вие: същият спусък, вашите правила.

Как да го настроите, стъпка по стъпка

Настройката отнема около десет минути. Подгответе имейл адресите и мобилните номера на доверените си контакти.

1. Отворете инструмента. Отидете директно на myaccount.google.com/inactive или стигнете дотам така: Профил в Google, после Данни и поверителност в лявото меню, надолу до Още опции, изберете Направете план за дигиталното си наследство, след това натиснете Старт.

2. Изберете срока на изчакване. Изберете 3, 6, 12 или 18 месеца неактивност. Google ви предупреждава по имейл и с текстово съобщение около месец преди крайния срок, затова проверете дали имейлът и телефонът за възстановяване на този екран са актуални.

3. Добавете доверени контакти. Можете да посочите до 10 души. За всеки от тях решавате дали просто получава известие, че профилът е неактивен, или получава и данни. Ако получава данни, отметнете точно кои продукти: Gmail, но не и Photos, Drive, но не и Maps Timeline, както ви отърва. Добавете мобилния номер на всеки контакт, защото Google ще му изпрати код за потвърждение, преди да позволи какъвто и да е вид изтегляне.

4. Напишете личното съобщение. Този текст влиза в известяващия имейл, който получават контактите ви. Едно-две изречения, които обясняват какво е този имейл и защо сте го настроили, спестяват объркване на семейството ви в труден момент.

5. Задайте автоматичен отговор в Gmail, ако искате. Можете да напишете тема и съобщение, които Gmail изпраща автоматично на всеки, който ви пише, след като профилът стане неактивен, и да ги ограничите само до хората от вашите контакти.

6. Решете какво да правите с изтриването. Последният превключвател, Да, изтрий неактивния ми профил в Google, изтрива профила три месеца след като стане неактивен, включително публично съдържание като видеа в YouTube и публикации в Blogger. Доверените ви контакти получават този тримесечен срок да изтеглят разпределеното. Изтритите адреси в Gmail не се издават повторно на никой друг.

Запазете плана и си сложете бележка в календара да го преглеждате веднъж годишно. Контактите се местят, телефонните номера се сменят, а план, който сочи към несъществуващ имейл адрес, не е план.

Кой какво да получи: разпределения, които работят

Контролът по контакт и по продукт е най-малко използваната част на инструмента, защото настройките по подразбиране ви насочват да дадете всичко на един човек. По-обмисленото разпределение обикновено е по-добро за семейството. Схема, която върши работа на мнозина: съпругът или партньорът получава Photos, Drive и Gmail; пълнолетните деца получават Photos и YouTube; който се грижи за вашите дела, получава Gmail и Drive, защото в имейла са извлеченията, подновяванията и възстановяването на профили; а адвокатът или счетоводителят получава само Drive, ако там стоят документите ви.

Две решения за разпределение заслужават малко размисъл. Gmail е най-чувствителният продукт в списъка, защото входящата поща е дневник, който никой не е възнамерявал да пише; дайте го на човека, на когото е нужен за практически въпроси, не на всички. А Maps Timeline, историята на търсенията и подобни данни за активност се разпределят отделно, което значи, че можете просто да ги оставите извън всеки списък. Нищо не ви задължава да предавате данни, от които семейството ви няма нужда.

Какво става след изтичането на срока

Ето последователността от страна на вашето семейство, защото тя е важната.

Около месец преди изтичането на таймера Google се опитва да се свърже с вас през имейла и телефона за възстановяване. Ако отговорите, часовникът се нулира и нищо друго не се случва. Ако не отговорите, профилът се обявява за неактивен и планът се задейства.

Всеки доверен контакт получава имейл, който включва личното съобщение, което сте написали. Ако сте споделили данни с него, имейлът изброява точно кои продукти сте разпределили и съдържа връзка за изтегляне. Преди каквото и да се отвори, Google изпраща код за потвърждение на номера, който сте посочили за този човек, така че само препратен имейл не е достатъчен, за да се стигне до данните ви.

Изтеглянето идва като архивни файлове, в стила на експорт от Google Takeout: файлове с пощенската кутия за Gmail, папки със снимки за Photos, документи за Drive. Това е моментна снимка, не достъп с вход. Контактите ви никога не виждат паролата ви и не могат да изпращат имейли от ваше име, а когато срокът за изтегляне изтече, няма продължаващ достъп.

Ако сте включили автоматичния отговор, Gmail започва да отговаря на входящата поща с вашето съобщение. А ако сте избрали изтриване, профилът и публичното му съдържание се премахват три месеца след датата на неактивност.

Какво не покрива

Inactive Account Manager върши добре една работа. Важно е да сме точни за работите, които не върши.

• Не прехвърля профила. Никой не наследява входа. Контактите получават еднократно изтегляне на данни, не достъп, така че всичко, което изисква живия профил, като абонамент или свързана услуга, приключва.

• Не се задейства при смърт. Спусъкът е мълчанието. Ако семейството ви има нужда от достъп две седмици след погребението, а срокът ви е 12 месеца, инструментът не може да бъде ускорен и дотогава те са оставени на стандартния процес за преглед на Google.

• Не покрива Google Workspace. Служебните профили и профилите със собствен домейн принадлежат на организацията, а администраторът ѝ решава какво става с тях. Inactive Account Manager важи само за лични профили.

• Не предава канал в YouTube. Доверен контакт може да изтегли видеата и метаданните, но собствеността върху канала, абонатите и монетизацията не се прехвърлят на никого.

• Не запазва покупките. Филмите, книгите и приложенията, купени през Google, са лицензи, вързани с профила, а планове за съхранение като Google One просто приключват.

• Покрива само Google. Вашите данни в Apple, профилът във Facebook, банковите входове и всичко, пазено от мениджъра ви на пароли, имат нужда от собствени планове.

Google, Apple и Facebook: сравнение на инструментите за наследство

Трите големи потребителски платформи са създали различен отговор на един и същи въпрос. Разликите имат значение, когато решавате какво да настроите и какво да кажете на изпълнителя на завещанието си.

Практичният извод: инструментът на Google е най-детайлният и единственият, задвижван от таймер, а не от документи; този на Apple дава най-дългия срок на достъп; а този на Facebook е за грижа за публичен профил, не за предаване на данни. Те не се припокриват, затова настройте всеки, който използвате. За страната на Google по-подробно вижте какво се случва с Gmail, когато умрете и какво се случва с Google Photos, когато умрете.

Проблемът със задействането при неактивност

Google решава, че сте неактивни, като следи за признаци на живот: влизания, дейност в Gmail, проверки на устройства с Android и дейност, записана в My Activity. Този подход има два гранични случая, които си струва да предвидите.

Първият: телефон, който ви надживее, може да поддържа профила привидно жив. Фоновата синхронизация и автоматичните проверки от устройство, което остава включено, могат да се четат като активност и да забавят спусъка. Решението е по-кратък срок, три или шест месеца вместо осемнадесет, и семейство, което знае, че планът съществува, за да изключи или изчисти устройствата ви, когато му дойде времето.

Вторият е обратният: дълъг престой в болница или всеки продължителен период без връзка може да пусне обратното броене, докато вие сте напълно жив. Затова Google ви предупреждава месец по-рано на имейла и телефона за възстановяване и затова тези данни трябва да са актуални. Отговорете на едно съобщение и часовникът се нулира.

Нито един от двата случая не е причина да пропуснете инструмента. Те са причина да зададете разумен срок и да кажете на поне един човек, че съществува. План, за който никой не знае, пристига като загадъчен имейл от Google, месеци след погребението.

Ако някой вече е починал, без да го е настроил

Ако четете това, след като сте загубили някого, инструментът по-горе не е достъпен за вас, но има друг път. Помощният център на Google има процес за подаване на заявка за профила на починал потребител. Чрез него близък член на семейството или законен представител може да поиска от Google да закрие профила, да поиска средства от него или да поиска неговите данни.

Бъдете подготвени прегледът да отнеме време. Google оценява всяка заявка поотделно, обикновено иска смъртен акт и доказателство за самоличност и открито казва, че достъп до данни се дава само в някои случаи и може да изисква съдебно решение. Закриването на профил обикновено е лесно. Влизането в него не е, защото Google претегля неприкосновеността на починалия спрямо заявката.

Няма нужда да бързате с нищо от това. Профилите не изчезват в деня, в който някой умре, а общата политика за две години неактивност оставя дълъг срок. Нашето ръководство какво се случва с Gmail, когато умрете разглежда по-подробно процеса от страна на семейството.

Мястото му в пълния план за дигитално наследство

Inactive Account Manager е един слой от пълния план, не самият план. Полезно е да го мислите като четири слоя, от данните към самоличността.

1. Инструменти на платформите. Безплатни, вградени и специфични за всяка услуга: Inactive Account Manager за Google, Legacy Contact за Apple, контакт за наследство или избор за изтриване във Facebook. Настройте всеки, който се отнася до вас.

2. Слоят на достъпа. По-голямата част от дигиталния ви живот стои зад един мениджър на пароли, а добрите имат функции за спешен достъп, създадени точно за това. Нашето ръководство за мениджърите на пароли след смъртта сравнява как се справят 1Password, Bitwarden, LastPass и други.

3. Правният слой. Завещание, което обхваща дигиталните активи, а в Съединените щати рамката RUFADAA, която ви позволява да упълномощите изпълнител да се занимава с вашите профили. Нашето ръководство за дигитално завещание в САЩ обяснява какво да запишете.

4. Човешкият слой. Всичко горе дава на семейството ви файлове и достъп. Нищо от него не отговаря на въпроса, който те наистина ще зададат, а той е някакъв вариант на: какво биха казали? Приложението за дигитално наследство е създадено за този слой. С Afterlife AI™ изграждате Persona от вашите спомени и глас, докато сте жив, а Executor Lock™ запечатва до какво може да стигне семейството ви след това, при условия, които сте избрали. Плановете и безплатното изграждане са на страницата с цените.

Десет минути на myaccount.google.com/inactive подреждат първия слой за най-големия профил, който повечето хора притежават. В другите три слоя може да ви помогне останалата част от този сайт.

Източници

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

• Google: Make a plan for your digital legacy (Inactive Account Manager)

• Google Account Help: Submit a request regarding a deceased user's account

• Google Account Help: Inactive Google Account Policy

• Apple Support: How to add a Legacy Contact for your Apple Account

• Apple Support: Request access to a deceased family member's Apple accounts

• Facebook Help Center: What is a legacy contact on Facebook?