Google Inactive Account Manager: ทำอะไรได้บ้าง และตั้งค่าอย่างไร

Google Inactive Account Manager (ตัวจัดการบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน) เป็นการตั้งค่าฟรีที่บอก Google ว่าจะทำอย่างไรกับบัญชีของคุณหลังจากที่ไม่มีการใช้งานตามระยะเวลาที่คุณเลือก คือ 3, 6, 12 หรือ 18 เดือน เครื่องมือนี้แจ้งผู้ติดต่อที่ไว้วางใจได้สูงสุด 10 คน แชร์ข้อมูลที่คุณเลือกให้พวกเขา และลบบัญชีได้หากคุณต้องการ ตั้งค่าได้ที่ myaccount.google.com/inactive

นี่เป็นเครื่องมือเดียวที่ Google มีให้คุณกำหนดเรื่องเหล่านี้ล่วงหน้า หากไม่ได้ตั้งค่าไว้ ครอบครัวของคุณจะต้องผ่านกระบวนการพิจารณาเป็นรายกรณี ซึ่ง Google เองก็บอกว่าไม่รับประกันผลลัพธ์ แต่หากตั้งค่าไว้ คนที่คุณเลือกจะได้รับข้อมูลที่คุณเลือก ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดเองขณะยังมีชีวิตอยู่และคิดอย่างรอบคอบ

คู่มือนี้อธิบายอย่างละเอียดว่า Inactive Account Manager ทำอะไรได้บ้าง ขั้นตอนตั้งค่าพร้อมเส้นทางเมนูจริง สิ่งที่ครอบครัวของคุณจะพบเมื่อครบเวลา สิ่งที่เครื่องมือนี้ไม่ครอบคลุม และเปรียบเทียบกับเครื่องมือเทียบเท่าของ Apple และ Facebook มีเรื่องหนึ่งที่ควรจำไว้ตลอด: Inactive Account Manager ปกป้องข้อมูล Google ของคุณ แต่ไม่ได้เก็บรักษาตัวคุณไว้ งานส่วนหลังเป็นหน้าที่ของแอปมรดกดิจิทัล ที่คุณสร้าง Persona จากความทรงจำ เสียง และเรื่องราวของคุณ เริ่มต้นฟรี: 25 ความทรงจำ ไม่ต้องใช้บัตร

ในคู่มือนี้:

• Google Inactive Account Manager คืออะไร

• วิธีตั้งค่าทีละขั้นตอน

• สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อครบเวลา

• สิ่งที่เครื่องมือนี้ไม่ครอบคลุม

• เปรียบเทียบเครื่องมือมรดกดิจิทัลของ Google, Apple และ Facebook

• ปัญหาของตัวกระตุ้นที่อิงการไม่ใช้งาน

• หากมีคนเสียชีวิตไปแล้วโดยไม่ได้ตั้งค่าไว้

• เครื่องมือนี้อยู่ตรงไหนในแผนมรดกดิจิทัลฉบับเต็ม

• คำถามที่พบบ่อย

Google Inactive Account Manager คืออะไร

Inactive Account Manager เปิดตัวในเดือนเมษายน 2013 ทำให้ Google เป็นบริษัทเทคโนโลยีรายใหญ่รายแรกที่มีระบบควบคุมหลังเสียชีวิตอย่างเป็นทางการ ใช้งานฟรีและมีให้ในบัญชี Google ส่วนบุคคลทุกบัญชี ครอบคลุมข้อมูลที่อยู่ในบัญชีนั้น ได้แก่ Gmail, Google Drive, Google Photos, YouTube, รายชื่อติดต่อ, ปฏิทิน, Keep, Maps Timeline และผลิตภัณฑ์อื่นอีกกว่าสิบรายการ ซึ่งคุณกำหนดแยกกันได้ทีละรายการ

แนวคิดหลักนั้นเรียบง่าย คุณบอก Google ว่าความเงียบควรนานเท่าไรก่อนที่จะถือว่าบัญชีของคุณถูกทิ้งร้าง เมื่อครบเวลา Google จะทำตามแผนที่คุณเขียนไว้ คือแจ้งคนที่คุณระบุชื่อ มอบข้อมูลที่คุณกำหนดให้ และลบบัญชีหากคุณสั่งไว้

ควรแยกเรื่องนี้ออกจากนโยบายอีกฉบับที่ชื่อคล้ายกัน ตั้งแต่เดือนธันวาคม 2023 Google มีนโยบายบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานทั่วไป ซึ่งบัญชีส่วนบุคคลที่ไม่มีการใช้งานเป็นเวลาสองปีอาจถูกลบทั้งหมด แม้ Google จะบอกว่าบัญชีที่มีวิดีโอ YouTube จะไม่ถูกลบตามนโยบายนี้ นโยบายนั้นเกิดขึ้นกับคุณโดยที่คุณไม่ได้กำหนด ส่วน Inactive Account Manager คือฉบับที่คุณควบคุมเอง ตัวกระตุ้นเดียวกัน แต่กฎเป็นของคุณ

วิธีตั้งค่าทีละขั้นตอน

การตั้งค่าใช้เวลาประมาณสิบนาที เตรียมอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์มือถือของผู้ติดต่อที่ไว้วางใจให้พร้อม

1. เปิดเครื่องมือ ไปที่ myaccount.google.com/inactive โดยตรง หรือเข้าทางเมนู: บัญชี Google จากนั้นเลือก ข้อมูลและความเป็นส่วนตัว (Data & privacy) ในเมนูด้านซ้าย เลื่อนลงไปที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม (More options) เลือก วางแผนมรดกดิจิทัลของคุณ (Make a plan for your digital legacy) แล้วเลือก เริ่ม (Start)

2. เลือกระยะเวลารอ เลือกไม่มีการใช้งาน 3, 6, 12 หรือ 18 เดือน Google จะแจ้งเตือนคุณทางอีเมลและข้อความ SMS ประมาณหนึ่งเดือนก่อนถึงกำหนด ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าอีเมลกู้คืนและหมายเลขโทรศัพท์ในหน้านี้เป็นข้อมูลปัจจุบัน

3. เพิ่มผู้ติดต่อที่ไว้วางใจ คุณระบุชื่อได้สูงสุด 10 คน สำหรับแต่ละคน ให้เลือกว่าจะแค่แจ้งให้ทราบว่าบัญชีไม่มีการใช้งาน หรือจะให้ได้รับข้อมูลด้วย หากให้ได้รับข้อมูล ให้ติ๊กเลือกว่าจะได้ผลิตภัณฑ์ใดบ้าง เช่น Gmail แต่ไม่รวม Photos, Drive แต่ไม่รวม Maps Timeline หรือแบ่งแบบใดก็ได้ที่เหมาะ ใส่หมายเลขโทรศัพท์มือถือของผู้ติดต่อแต่ละคนด้วย เพราะ Google จะส่งรหัสยืนยันให้ทาง SMS ก่อนอนุญาตให้ดาวน์โหลดใดๆ

4. เขียนข้อความส่วนตัว ข้อความนี้จะอยู่ในอีเมลแจ้งเตือนที่ผู้ติดต่อของคุณได้รับ เขียนสักหนึ่งหรือสองประโยคอธิบายว่าอีเมลนี้คืออะไรและทำไมคุณจึงตั้งค่าไว้ จะช่วยให้ครอบครัวไม่สับสนในช่วงเวลาที่ยากลำบาก

5. ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail หากต้องการ คุณเขียนหัวเรื่องและข้อความที่ Gmail จะส่งอัตโนมัติถึงทุกคนที่ส่งอีเมลหาคุณหลังจากบัญชีไม่มีการใช้งาน และจำกัดให้ส่งเฉพาะคนในรายชื่อติดต่อของคุณก็ได้

6. ตัดสินใจเรื่องการลบ ตัวเลือกสุดท้าย ใช่ ลบบัญชี Google ที่ไม่ได้ใช้งานของฉัน จะลบบัญชีสามเดือนหลังจากบัญชีไม่มีการใช้งาน รวมถึงเนื้อหาสาธารณะ เช่น วิดีโอ YouTube และโพสต์ Blogger ผู้ติดต่อที่ไว้วางใจของคุณจะมีช่วงสามเดือนนั้นเพื่อดาวน์โหลดสิ่งที่คุณกำหนดให้ ที่อยู่ Gmail ที่ถูกลบจะไม่ถูกนำไปออกให้ผู้อื่นอีก

บันทึกแผน และตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินให้ทบทวนปีละครั้ง ผู้ติดต่ออาจย้ายที่อยู่ เบอร์โทรเปลี่ยนได้ และแผนที่ชี้ไปยังอีเมลที่ใช้การไม่ได้แล้วก็ไม่ต่างจากไม่มีแผนเลย

ใครควรได้อะไร: วิธีกำหนดสิทธิ์ที่ได้ผล

การควบคุมแยกตามผู้ติดต่อและผลิตภัณฑ์เป็นส่วนที่คนใช้น้อยที่สุดของเครื่องมือนี้ เพราะค่าเริ่มต้นชวนให้คุณมอบทุกอย่างให้คนเดียว การแบ่งอย่างรอบคอบมักเหมาะกับครอบครัวมากกว่า รูปแบบที่ใช้ได้ผลกับหลายคน: คู่สมรสหรือคู่ชีวิตได้ Photos, Drive และ Gmail ลูกที่โตแล้วได้ Photos และ YouTube คนที่จัดการเรื่องของคุณได้ Gmail และ Drive เพราะอีเมลคือที่ที่ใบแจ้งยอด การต่ออายุ และการกู้คืนบัญชีอยู่ และทนายความหรือนักบัญชีได้ Drive เท่านั้น หากเอกสารของคุณอยู่ที่นั่น

การกำหนดสิทธิ์สองเรื่องควรคิดสักครู่ Gmail เป็นผลิตภัณฑ์ที่อ่อนไหวที่สุดในรายการ เพราะกล่องจดหมายคือสมุดบันทึกที่ไม่มีใครตั้งใจเขียน ให้กับคนที่ต้องใช้จัดการเรื่องที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่ให้ทุกคน และ Maps Timeline, ประวัติการค้นหา และข้อมูลกิจกรรมแบบเดียวกันกำหนดแยกได้ ซึ่งหมายความว่าคุณปล่อยไว้ไม่ใส่ในรายการของใครเลยก็ได้ ไม่มีอะไรบังคับให้คุณส่งต่อข้อมูลที่ครอบครัวไม่ได้ใช้ประโยชน์

สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อครบเวลา

ต่อไปนี้คือลำดับเหตุการณ์จากฝั่งครอบครัวของคุณ เพราะนั่นคือฝั่งที่สำคัญ

ประมาณหนึ่งเดือนก่อนตัวจับเวลาหมด Google จะพยายามติดต่อคุณทางอีเมลกู้คืนและโทรศัพท์ หากคุณตอบ นาฬิกาจะรีเซ็ตและไม่มีอะไรเกิดขึ้นอีก หากคุณไม่ตอบ บัญชีจะถูกประกาศว่าไม่มีการใช้งานและแผนจะเริ่มทำงาน

ผู้ติดต่อที่ไว้วางใจแต่ละคนจะได้รับอีเมลที่มีข้อความส่วนตัวที่คุณเขียนไว้ หากคุณแชร์ข้อมูลกับพวกเขา อีเมลจะระบุว่าคุณกำหนดผลิตภัณฑ์ใดบ้าง พร้อมลิงก์ดาวน์โหลด ก่อนที่จะเปิดอะไรได้ Google จะส่งรหัสยืนยันทาง SMS ไปยังหมายเลขที่คุณให้ไว้สำหรับคนนั้น ดังนั้นอีเมลที่ถูกส่งต่อเพียงอย่างเดียวจึงไม่พอที่จะเข้าถึงข้อมูลของคุณ

การดาวน์โหลดมาเป็นไฟล์เก็บถาวร รูปแบบเดียวกับการส่งออกจาก Google Takeout คือไฟล์กล่องจดหมายสำหรับ Gmail โฟลเดอร์รูปภาพสำหรับ Photos และเอกสารสำหรับ Drive นี่คือภาพรวมที่บันทึกไว้ ไม่ใช่การเข้าสู่ระบบ ผู้ติดต่อของคุณไม่เห็นรหัสผ่านและส่งอีเมลในนามคุณไม่ได้ และเมื่อหมดช่วงเวลาดาวน์โหลดก็ไม่มีการเข้าถึงต่อเนื่องอีก

หากคุณเปิดการตอบกลับอัตโนมัติ Gmail จะเริ่มตอบอีเมลที่เข้ามาด้วยข้อความของคุณ และหากคุณเลือกให้ลบ บัญชีและเนื้อหาสาธารณะจะถูกลบสามเดือนหลังวันที่ไม่มีการใช้งาน

สิ่งที่เครื่องมือนี้ไม่ครอบคลุม

Inactive Account Manager ทำงานหนึ่งอย่างได้ดี และควรระบุให้ชัดว่ามีงานใดที่ไม่ได้ทำ

• ไม่โอนบัญชี ไม่มีใครรับช่วงการเข้าสู่ระบบ ผู้ติดต่อได้รับการดาวน์โหลดข้อมูลครั้งเดียว ไม่ใช่สิทธิ์เข้าถึง ดังนั้นทุกอย่างที่ต้องอาศัยบัญชีที่ยังใช้งานอยู่ เช่น การสมัครสมาชิกหรือบริการที่เชื่อมโยงไว้ จะสิ้นสุดลง

• ไม่ทำงานเมื่อเสียชีวิต ตัวกระตุ้นคือความเงียบ หากครอบครัวของคุณต้องการเข้าถึงสองสัปดาห์หลังงานศพ และระยะเวลาที่ตั้งไว้คือ 12 เดือน เครื่องมือนี้เร่งไม่ได้ และระหว่างนั้นพวกเขากลับไปใช้กระบวนการพิจารณามาตรฐานของ Google

• ไม่ครอบคลุม Google Workspace บัญชีที่ใช้ทำงานและบัญชีโดเมนของคุณเองเป็นขององค์กร และผู้ดูแลระบบขององค์กรเป็นผู้ตัดสินว่าจะทำอย่างไร Inactive Account Manager ใช้กับบัญชีส่วนบุคคลเท่านั้น

• ไม่ส่งต่อช่อง YouTube ผู้ติดต่อที่ไว้วางใจดาวน์โหลดวิดีโอและข้อมูลเมตาได้ แต่ความเป็นเจ้าของช่อง ผู้ติดตาม และการสร้างรายได้จะไม่โอนให้ใคร

• ไม่เก็บรักษาสิ่งที่ซื้อไว้ ภาพยนตร์ หนังสือ และแอปที่ซื้อผ่าน Google เป็นสิทธิ์การใช้งานที่ผูกกับบัญชี และแพ็กเกจพื้นที่เก็บข้อมูล เช่น Google One ก็สิ้นสุดลงเฉยๆ

• ครอบคลุมเฉพาะ Google ข้อมูล Apple โปรไฟล์ Facebook บัญชีธนาคาร และทุกอย่างที่ปกป้องด้วยตัวจัดการรหัสผ่านของคุณ ต้องมีแผนของตัวเอง

เปรียบเทียบเครื่องมือมรดกดิจิทัลของ Google, Apple และ Facebook

แพลตฟอร์มผู้บริโภครายใหญ่ทั้งสามสร้างคำตอบที่ต่างกันให้กับคำถามเดียวกัน ความแตกต่างเหล่านี้สำคัญเมื่อคุณตัดสินใจว่าจะตั้งค่าอะไรและบอกผู้จัดการมรดกของคุณว่าอะไร

ข้อสรุปที่นำไปใช้ได้จริง: เครื่องมือของ Google ละเอียดที่สุดและเป็นเครื่องมือเดียวที่ขับเคลื่อนด้วยตัวจับเวลา ไม่ใช่เอกสาร ของ Apple ให้ช่วงเวลาเข้าถึงนานที่สุด และของ Facebook เป็นเรื่องการดูแลโปรไฟล์สาธารณะ ไม่ใช่การส่งมอบข้อมูล เครื่องมือเหล่านี้ไม่ซ้อนทับกัน จึงควรตั้งค่าทุกอย่างที่คุณใช้ สำหรับฝั่ง Google ในรายละเอียดเพิ่มเติม ดูเกิดอะไรขึ้นกับ Gmail เมื่อคุณเสียชีวิตและเกิดอะไรขึ้นกับ Google Photos เมื่อคุณเสียชีวิต

ปัญหาของตัวกระตุ้นที่อิงการไม่ใช้งาน

Google ตัดสินว่าคุณไม่มีการใช้งานโดยดูสัญญาณว่ายังมีชีวิตอยู่ ได้แก่ การเข้าสู่ระบบ กิจกรรม Gmail การเช็กอินของอุปกรณ์ Android และกิจกรรมที่บันทึกใน My Activity การออกแบบนี้มีสองกรณีขอบที่ควรวางแผนรับมือ

กรณีแรก: โทรศัพท์ที่ยังอยู่หลังจากคุณจากไปอาจทำให้บัญชีดูเหมือนยังมีการใช้งาน การซิงก์เบื้องหลังและการเช็กอินอัตโนมัติจากอุปกรณ์ที่เปิดอยู่อาจถูกมองว่าเป็นกิจกรรม ซึ่งทำให้ตัวกระตุ้นล่าช้า วิธีแก้คือตั้งระยะเวลาให้สั้นลง เป็นสามหรือหกเดือนแทนที่จะเป็นสิบแปดเดือน และให้ครอบครัวรู้ว่ามีแผนนี้อยู่ เพื่อให้มีใครสักคนปิดเครื่องหรือล้างอุปกรณ์ของคุณเมื่อถึงเวลา

กรณีที่สองตรงกันข้าม: การนอนโรงพยาบาลนานหรือช่วงที่ออฟไลน์ต่อเนื่องอาจทำให้การนับถอยหลังเริ่มขึ้นทั้งที่คุณยังมีชีวิตอยู่ นี่คือเหตุผลที่ Google เตือนคุณล่วงหน้าหนึ่งเดือนทางอีเมลกู้คืนและโทรศัพท์ และเหตุผลที่ข้อมูลเหล่านั้นต้องเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ตอบข้อความเดียว นาฬิกาก็รีเซ็ต

กรณีขอบทั้งสองไม่ใช่เหตุผลให้ข้ามเครื่องมือนี้ แต่เป็นเหตุผลให้ตั้งระยะเวลาที่เหมาะสมและบอกอย่างน้อยหนึ่งคนว่ามีเครื่องมือนี้อยู่ แผนที่ไม่มีใครรู้จะมาถึงในรูปอีเมลลึกลับจาก Google หลายเดือนหลังงานศพ

หากมีคนเสียชีวิตไปแล้วโดยไม่ได้ตั้งค่าไว้

หากคุณอ่านเรื่องนี้หลังจากสูญเสียใครสักคน เครื่องมือข้างต้นใช้ไม่ได้กับคุณ แต่ยังมีทางที่ไปต่อได้ ศูนย์ช่วยเหลือของ Google มีกระบวนการส่งคำขอเกี่ยวกับบัญชีของผู้ใช้ที่เสียชีวิต ซึ่งสมาชิกในครอบครัวใกล้ชิดหรือตัวแทนทางกฎหมายขอให้ Google ปิดบัญชี ขอเงินจากบัญชี หรือขอข้อมูลของบัญชีได้

เตรียมใจว่าการพิจารณาจะใช้เวลา Google ประเมินแต่ละคำขอเป็นรายกรณี โดยปกติจะขอใบมรณบัตรและหลักฐานยืนยันตัวตน และบอกตรงๆ ว่าอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลเพียงบางกรณี และอาจต้องมีคำสั่งศาล การปิดบัญชีโดยทั่วไปทำได้ง่าย แต่การเข้าไปในบัญชีนั้นไม่ง่าย เพราะ Google ชั่งน้ำหนักความเป็นส่วนตัวของผู้เสียชีวิตควบคู่กับคำขอ

ไม่จำเป็นต้องรีบร้อนกับเรื่องเหล่านี้ บัญชีไม่ได้หายไปในวันที่ใครสักคนเสียชีวิต และนโยบายทั่วไปว่าด้วยการไม่ใช้งานสองปีทำให้มีช่วงเวลายาวพอสมควร คู่มือเกิดอะไรขึ้นกับ Gmail เมื่อคุณเสียชีวิตของเราอธิบายกระบวนการฝั่งครอบครัวอย่างละเอียดกว่านี้

เครื่องมือนี้อยู่ตรงไหนในแผนมรดกดิจิทัลฉบับเต็ม

Inactive Account Manager เป็นเพียงชั้นหนึ่งของแผนที่สมบูรณ์ ไม่ใช่ตัวแผนทั้งหมด วิธีคิดที่เป็นประโยชน์คือสี่ชั้น จากข้อมูลไปจนถึงตัวตน

1. เครื่องมือของแพลตฟอร์ม ฟรี มีในตัว และเฉพาะของแต่ละบริการ: Inactive Account Manager สำหรับ Google, Legacy Contact สำหรับ Apple, ผู้ติดต่อ Legacy Contact หรือตัวเลือกการลบสำหรับ Facebook ตั้งค่าให้ครบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับคุณ

2. ชั้นการเข้าถึง ชีวิตดิจิทัลส่วนใหญ่ของคุณอยู่หลังตัวจัดการรหัสผ่านตัวเดียว และตัวจัดการที่ดีมีฟีเจอร์เข้าถึงฉุกเฉินที่สร้างมาเพื่อสถานการณ์นี้โดยเฉพาะ คู่มือตัวจัดการรหัสผ่านหลังความตายของเราเปรียบเทียบวิธีที่ 1Password, Bitwarden, LastPass และอื่นๆ จัดการเรื่องนี้

3. ชั้นกฎหมาย พินัยกรรมที่ครอบคลุมทรัพย์สินดิจิทัล และในสหรัฐอเมริกามีกรอบ RUFADAA ที่ให้คุณมอบอำนาจผู้จัดการมรดกจัดการบัญชีของคุณได้ คู่มือพินัยกรรมดิจิทัลสำหรับสหรัฐอเมริกาของเราอธิบายว่าควรเขียนอะไรลงไป

4. ชั้นของผู้คน ทุกอย่างข้างต้นมอบไฟล์และสิทธิ์เข้าถึงให้ครอบครัวของคุณ แต่ไม่มีอะไรตอบคำถามที่พวกเขาจะถามจริงๆ ซึ่งเป็นรูปแบบหนึ่งของ: เขาจะพูดว่าอย่างไร แอปมรดกดิจิทัลสร้างมาเพื่อชั้นนี้ ด้วย Afterlife AI™ คุณสร้าง Persona จากความทรงจำและเสียงของคุณขณะยังมีชีวิตอยู่ และ Executor Lock™ ผนึกสิ่งที่ครอบครัวของคุณเข้าถึงได้ในภายหลัง ตามเงื่อนไขที่คุณเลือก ดูแผนและการสร้างแบบฟรีได้ที่หน้าราคา

สิบนาทีที่ myaccount.google.com/inactive จัดการชั้นแรกสำหรับบัญชีที่ใหญ่ที่สุดที่คนส่วนใหญ่มี ส่วนอีกสามชั้นที่เหลือคือสิ่งที่เนื้อหาอื่นๆ ในเว็บไซต์นี้ช่วยคุณได้

แหล่งอ้างอิง

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

• Google: Make a plan for your digital legacy (Inactive Account Manager)

• Google Account Help: Submit a request regarding a deceased user's account

• Google Account Help: Inactive Google Account Policy

• Apple Support: How to add a Legacy Contact for your Apple Account

• Apple Support: Request access to a deceased family member's Apple accounts

• Facebook Help Center: What is a legacy contact on Facebook?