מנהל חשבון לא פעיל של Google: מה הוא עושה ואיך מגדירים אותו

מנהל החשבון הלא פעיל של Google (Google Inactive Account Manager) הוא הגדרה חינמית שקובעת מה Google תעשה בחשבון שלכם לאחר תקופת חוסר פעילות שתבחרו: 3, 6, 12 או 18 חודשים. הוא יכול להודיע לעד 10 אנשי קשר מהימנים, לשתף איתם את הנתונים שתבחרו, ואם תרצו, גם למחוק את החשבון. מגדירים אותו בכתובת myaccount.google.com/inactive.

זהו הכלי היחיד ש-Google מציעה שמאפשר להחליט על כל אלה מראש. בלעדיו, משפחתכם מתמודדת עם הליך בדיקה פרטני, ש-Google עצמה מתארת כהליך שאינו מבטיח שום תוצאה. איתו, האנשים שבחרתם מקבלים את הנתונים שבחרתם, בתנאים שקבעתם בעודכם בחיים וצלולים בדעתכם.

המדריך עובר על מה בדיוק עושה מנהל החשבון הלא פעיל, על שלבי ההגדרה עם נתיבי התפריט האמיתיים, על מה שמשפחתכם תחווה אחרי תום פרק הזמן, על מה שהכלי לא מכסה, ועל ההשוואה בינו לבין הכלים המקבילים של Apple ו-Facebook. דבר אחד כדאי לזכור לאורך כל הדרך: מנהל החשבון הלא פעיל מגן על נתוני ה-Google שלכם. הוא לא משמר אתכם. את התפקיד השני ממלאת אפליקציית מורשת דיגיטלית, שבה בונים Persona מהזיכרונות, מהקול ומהסיפור שלכם. אפשר להתחיל בחינם: 25 זיכרונות, בלי כרטיס אשראי.

במדריך הזה:

• מהו מנהל החשבון הלא פעיל של Google?

• איך מגדירים אותו, שלב אחר שלב

• מה קורה אחרי תום פרק הזמן

• מה הוא לא מכסה

• Google מול Apple מול Facebook: השוואת כלי מורשת

• בעיית הטריגר של חוסר הפעילות

• אם מישהו כבר נפטר בלי שהגדיר אותו

• איפה זה משתלב בתוכנית מורשת דיגיטלית מלאה

• שאלות נפוצות

מהו מנהל החשבון הלא פעיל של Google?

מנהל החשבון הלא פעיל הושק באפריל 2013, מה שהפך את Google לחברת הטכנולוגיה הגדולה הראשונה שהציעה בקרות רשמיות לאחר המוות. הוא חינמי וזמין בכל חשבון Google אישי. הוא מכסה את הנתונים שמאחורי החשבון: Gmail, Google Drive, Google Photos, YouTube, אנשי קשר, יומן, Keep, ציר הזמן של Maps ועוד יותר מתריסר מוצרים אחרים, שאת כל אחד מהם אפשר להקצות בנפרד.

הרעיון המרכזי פשוט. אתם אומרים ל-Google כמה זמן של שתיקה צריך לעבור לפני שהיא רואה בחשבונכם חשבון נטוש. כשהטיימר נגמר, Google מבצעת את התוכנית שכתבתם: היא מודיעה לאנשים שציינתם, מעבירה להם את הנתונים שהקצתם, ואם ביקשתם, מוחקת את החשבון.

כדאי להפריד בין זה לבין מדיניות אחרת עם שם דומה. מאז דצמבר 2023 יש ל-Google מדיניות כללית לחשבונות לא פעילים, שלפיה חשבונות אישיים שלא נעשה בהם שימוש במשך שנתיים עלולים להימחק לגמרי, אף ש-Google אמרה שחשבונות עם סרטוני YouTube אינם נמחקים לפיה. המדיניות הזו קורית לכם. מנהל החשבון הלא פעיל הוא הגרסה שבשליטתכם: אותו טריגר, הכללים שלכם.

איך מגדירים אותו, שלב אחר שלב

ההגדרה אורכת בערך עשר דקות. כדאי שיהיו לכם בהישג יד כתובות האימייל ומספרי הנייד של אנשי הקשר המהימנים שלכם.

1. פתחו את הכלי. היכנסו ישירות אל myaccount.google.com/inactive, או נווטו אליו: חשבון Google, ואז נתונים ופרטיות בתפריט הצדדי, גללו אל אפשרויות נוספות, בחרו יצירת תוכנית למורשת הדיגיטלית שלך, ואז לחצו על התחלה.

2. בחרו את תקופת ההמתנה. בחרו 3, 6, 12 או 18 חודשים של חוסר פעילות. Google מתריעה בפניכם באימייל ובהודעת טקסט כחודש לפני המועד האחרון, ולכן ודאו שכתובת האימייל והטלפון לשחזור במסך הזה עדכניים.

3. הוסיפו אנשי קשר מהימנים. אפשר לציין עד 10 אנשים. לגבי כל אחד מהם, החליטו אם יקבלו רק הודעה שהחשבון אינו פעיל או שגם יקבלו נתונים. אם הם מקבלים נתונים, סמנו בדיוק אילו מוצרים הם מקבלים: Gmail אבל לא Photos, Drive אבל לא ציר הזמן של Maps, כל חלוקה שמתאימה. הוסיפו את מספר הנייד של כל איש קשר, כי Google תשלח לו קוד אימות בהודעת טקסט לפני שתאושר הורדה כלשהי.

4. כתבו את ההודעה האישית. הטקסט הזה מופיע בתוך אימייל ההודעה שאנשי הקשר שלכם מקבלים. משפט או שניים שמסבירים מהו האימייל ולמה הגדרתם אותו חוסכים לבני משפחתכם בלבול ברגע קשה.

5. הגדירו מענה אוטומטי ב-Gmail, אם תרצו. אפשר לכתוב שורת נושא והודעה ש-Gmail תשלח אוטומטית לכל מי ששולח לכם אימייל אחרי שהחשבון הופך ללא פעיל, ואפשר להגביל אותה לאנשים שבאנשי הקשר שלכם.

6. החליטו לגבי מחיקה. המתג האחרון, כן, למחוק את חשבון Google הלא פעיל שלי, מוחק את החשבון שלושה חודשים אחרי שהוא הופך ללא פעיל, כולל תוכן ציבורי כמו סרטוני YouTube ופוסטים ב-Blogger. אנשי הקשר המהימנים שלכם מקבלים את חלון שלושת החודשים הזה כדי להוריד את מה שהקצתם. כתובות Gmail שנמחקו אינן מונפקות מחדש לאף אחד אחר.

שמרו את התוכנית, והוסיפו ביומן תזכורת לבדוק אותה פעם בשנה. אנשי קשר מתחלפים, מספרי טלפון משתנים, ותוכנית שמצביעה על כתובת אימייל שאינה קיימת היא לא תוכנית.

מי יקבל מה: בחירות הקצאה שעובדות

הבקרה לכל איש קשר ולכל מוצר היא החלק שהכי פחות מנצלים בכלי, כי ברירות המחדל דוחפות אתכם לתת הכול לאדם אחד. חלוקה מושקלת יותר משרתת בדרך כלל משפחה טוב יותר. דפוס שעובד אצל אנשים רבים: בן או בת זוג מקבלים Photos, Drive ו-Gmail; ילדים בוגרים מקבלים Photos ו-YouTube; מי שמטפל בענייניכם מקבל Gmail ו-Drive, כי באימייל נמצאים דפי החשבון, החידושים ושחזור החשבונות; ועורך דין או רואה חשבון מקבלים רק Drive, אם שם נמצאים המסמכים שלכם.

שתי החלטות הקצאה ראויות לרגע של מחשבה. Gmail הוא המוצר הרגיש ביותר ברשימה, כי תיבת דואר נכנס היא יומן שאיש לא התכוון לכתוב; תנו אותו למי שזקוק לו לעניינים מעשיים, לא לכולם. וציר הזמן של Maps, היסטוריית החיפושים ונתוני פעילות דומים ניתנים להקצאה בנפרד, כלומר אפשר פשוט להשאיר אותם מחוץ לכל רשימה. שום דבר לא מחייב אתכם להעביר נתונים שלמשפחתכם אין בהם שימוש.

מה קורה אחרי תום פרק הזמן

הנה הרצף מצד המשפחה שלכם, כי זה הצד שחשוב.

כחודש לפני שהטיימר פג, Google מנסה ליצור איתכם קשר באימייל ובטלפון לשחזור. אם אתם מגיבים, השעון מתאפס ושום דבר אחר לא קורה. אם לא, החשבון מוכרז כלא פעיל והתוכנית נכנסת לפעולה.

כל איש קשר מהימן מקבל אימייל הכולל את ההודעה האישית שכתבתם. אם שיתפתם איתו נתונים, האימייל מפרט בדיוק אילו מוצרים הקצתם וכולל קישור להורדה. לפני שמשהו נפתח, Google שולחת קוד אימות בהודעת טקסט למספר הטלפון שמסרתם עבור אותו אדם, כך שאימייל שהועבר הלאה לבדו אינו מספיק כדי להגיע לנתונים שלכם.

ההורדה מגיעה כקובצי ארכיון, באותו סגנון של ייצוא Google Takeout: קובצי תיבת דואר עבור Gmail, תיקיות תמונות עבור Photos, מסמכים עבור Drive. זהו צילום מצב, לא כניסה לחשבון. אנשי הקשר שלכם לא רואים את הסיסמה שלכם ולא יכולים לשלוח אימייל בשמכם, וכשחלון ההורדה שלהם נסגר אין עוד גישה מתמשכת.

אם הפעלתם את המענה האוטומטי, Gmail מתחיל להשיב לדואר נכנס בהודעה שלכם. ואם בחרתם במחיקה, החשבון והתוכן הציבורי שלו מוסרים שלושה חודשים אחרי תאריך חוסר הפעילות.

מה הוא לא מכסה

מנהל החשבון הלא פעיל עושה משימה אחת היטב. כדאי לדייק לגבי המשימות שהוא לא עושה.

• הוא לא מעביר את החשבון. אף אחד לא יורש את הכניסה. אנשי הקשר מקבלים הורדת נתונים חד-פעמית, לא גישה, ולכן כל דבר שדורש את החשבון החי, כמו מנוי או שירות מקושר, מסתיים.

• הוא לא מופעל במוות. הטריגר הוא שתיקה. אם משפחתכם זקוקה לגישה שבועיים אחרי הלוויה וזמן ההמתנה שלכם הוא 12 חודשים, אי אפשר להחיש את הכלי, ובינתיים הם חוזרים להליך הבדיקה הרגיל של Google.

• הוא לא מכסה את Google Workspace. חשבונות עבודה ובדומיין מותאם שייכים לארגון, ומנהל המערכת של הארגון מחליט מה קורה בהם. מנהל החשבון הלא פעיל חל רק על חשבונות אישיים.

• הוא לא מעביר ערוץ YouTube. איש קשר מהימן יכול להוריד סרטונים ומטא-נתונים, אבל הבעלות על הערוץ, המנויים והמונטיזציה לא עוברים לאף אחד.

• הוא לא משמר רכישות. סרטים, ספרים ואפליקציות שנרכשו דרך Google הם רישיונות הקשורים לחשבון, ותוכניות אחסון כמו Google One פשוט מסתיימות.

• הוא מכסה רק את Google. נתוני Apple שלכם, פרופיל Facebook, כניסות לבנק וכל מה שמוגן על ידי מנהל הסיסמאות שלכם זקוקים לתוכניות משלהם.

Google מול Apple מול Facebook: השוואת כלי מורשת

שלוש פלטפורמות הצרכנים הגדולות בנו כל אחת תשובה שונה לאותה שאלה. ההבדלים חשובים כשמחליטים מה להגדיר ומה לומר למבצע הצוואה.

המסקנה המעשית: הכלי של Google הוא המפורט ביותר והיחיד שמונע על ידי טיימר ולא על ידי ניירת, זה של Apple נותן את חלון הגישה הארוך ביותר, וזה של Facebook עוסק בניהול פרופיל ציבורי ולא בהעברת נתונים. הם לא חופפים, ולכן הגדירו כל אחד מהם שאתם משתמשים בו. לצד של Google לעומק, ראו מה קורה ל-Gmail כשמתים ומה קורה ל-Google Photos כשמתים.

בעיית הטריגר של חוסר הפעילות

Google קובעת שאתם לא פעילים לפי סימני חיים: כניסות לחשבון, פעילות ב-Gmail, צ'ק-אין של מכשירי Android ופעילות המתועדת ב"הפעילות שלי". לתכנון הזה שני מקרי קצה ששווה להיערך אליהם.

הראשון: טלפון שמאריך ימים מעבר אליכם יכול לגרום לחשבון להיראות חי. סנכרון ברקע וצ'ק-אין אוטומטי ממכשיר שנשאר דולק עלולים להיקרא כפעילות, ולעכב את הטריגר. הפתרון הוא זמן המתנה קצר יותר, שלושה או שישה חודשים ולא שמונה עשר, ומשפחה שיודעת שהתוכנית קיימת, כדי שמישהו יכבה או ימחק את המכשירים שלכם כשיגיע הזמן.

השני הפוך: אשפוז ממושך או כל תקופה ארוכה בלי חיבור לרשת עלולים להתחיל את הספירה לאחור בזמן שאתם בהחלט בחיים. לכן Google מזהירה אתכם חודש מראש באימייל ובטלפון לשחזור, ולכן הפרטים האלה צריכים להישאר עדכניים. מספיק להשיב להודעה אחת והשעון מתאפס.

אף אחד משני מקרי הקצה אינו סיבה לדלג על הכלי. הם סיבות לקבוע זמן המתנה סביר ולספר על קיומו לפחות לאדם אחד. תוכנית שאיש לא יודע עליה מגיעה כאימייל מסתורי מ-Google, חודשים אחרי ההלוויה.

אם מישהו כבר נפטר בלי שהגדיר אותו

אם אתם קוראים את זה אחרי שאיבדתם מישהו, הכלי שלמעלה אינו זמין לכם, אבל עדיין יש דרך. במרכז העזרה של Google יש הליך להגשת בקשה בנוגע לחשבון של משתמש שנפטר. דרכו, בן משפחה מדרגה ראשונה או נציג משפטי יכולים לבקש מ-Google לסגור את החשבון, לבקש כספים מהחשבון או לבקש את הנתונים שבו.

היו מוכנים לכך שהבדיקה תיקח זמן. Google בוחנת כל בקשה לגופה, בדרך כלל מבקשת תעודת פטירה והוכחת זהות, והיא גלויה לגבי כך שגישה לנתונים ניתנת רק במקרים מסוימים ועשויה לדרוש צו בית משפט. סגירת חשבון היא בדרך כלל פשוטה. להיכנס אליו לא, כי Google שוקלת את פרטיותו של מי שמת לצד הבקשה.

אין צורך למהר בשום דבר מזה. חשבונות לא נעלמים ביום שמישהו מת, ומדיניות חוסר הפעילות הכללית של שנתיים משאירה חלון ארוך. המדריך שלנו למה קורה ל-Gmail כשמתים מכסה את ההליך מצד המשפחה בפירוט רב יותר.

איפה זה משתלב בתוכנית מורשת דיגיטלית מלאה

מנהל החשבון הלא פעיל הוא שכבה אחת בתוכנית שלמה, לא התוכנית עצמה. דרך שימושית לחשוב על כך היא ארבע שכבות, מהנתונים ועד הזהות.

1. כלי הפלטפורמות. חינמיים, מובנים וייעודיים לכל שירות: מנהל החשבון הלא פעיל עבור Google, איש קשר מוסמך (Legacy Contact) עבור Apple, איש קשר מוסמך או בחירה במחיקה עבור Facebook. הגדירו כל אחד שרלוונטי לכם.

2. שכבת הגישה. רוב החיים הדיגיטליים שלכם נמצאים מאחורי מנהל סיסמאות אחד, ולטובים שבהם יש תכונות גישת חירום שנבנו בדיוק למטרה הזו. המדריך שלנו למנהלי סיסמאות אחרי המוות משווה איך 1Password, Bitwarden, LastPass ואחרים מטפלים בכך.

3. השכבה המשפטית. צוואה שמכסה נכסים דיגיטליים, ובארצות הברית מסגרת RUFADAA שמאפשרת לכם להסמיך מבצע צוואה לטפל בחשבונותיכם. המדריך שלנו לצוואה דיגיטלית בארה"ב מסביר מה לכתוב.

4. השכבה האנושית. כל מה שלמעלה מעביר למשפחתכם קבצים וגישה. שום דבר מזה לא עונה על השאלה שהם באמת ישאלו, שהיא סוג של: מה היו אומרים? אפליקציית מורשת דיגיטלית נבנתה לשכבה הזו. עם Afterlife AI™‎ אתם בונים Persona מהזיכרונות והקול שלכם בעודכם בחיים, ו-Executor Lock™‎ חותם את מה שמשפחתכם יכולה להגיע אליו אחר כך, בתנאים שבחרתם. התוכניות והגרסה החינמית נמצאות בעמוד התמחור.

עשר דקות ב-myaccount.google.com/inactive מסדרות את השכבה הראשונה עבור החשבון הגדול ביותר שיש לרוב האנשים. את שלוש השכבות האחרות שאר האתר הזה יכול לעזור להשלים.

מקורות

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

• Google: Make a plan for your digital legacy (Inactive Account Manager)

• Google Account Help: Submit a request regarding a deceased user's account

• Google Account Help: Inactive Google Account Policy

• Apple Support: How to add a Legacy Contact for your Apple Account

• Apple Support: Request access to a deceased family member's Apple accounts

• Facebook Help Center: What is a legacy contact on Facebook?