Pengelola Akun Tidak Aktif Google: Fungsi dan Cara Mengaturnya

Pengelola Akun Tidak Aktif Google adalah setelan gratis yang memberi tahu Google apa yang harus dilakukan terhadap akun Anda setelah masa tidak aktif yang Anda pilih: 3, 6, 12, atau 18 bulan. Setelan ini dapat memberi tahu hingga 10 kontak tepercaya, membagikan data yang Anda pilih kepada mereka, dan jika Anda mau, menghapus akun. Atur di myaccount.google.com/inactive.

Ini satu-satunya alat dari Google yang memungkinkan Anda menentukan hal-hal tersebut lebih dulu. Tanpanya, keluarga Anda harus melalui proses peninjauan kasus per kasus yang menurut Google sendiri tidak menjamin hasil apa pun. Dengan alat ini, orang yang Anda pilih mendapatkan data yang Anda pilih, dengan ketentuan yang Anda tetapkan selagi Anda masih hidup dan berpikir jernih.

Panduan ini membahas apa yang sebenarnya dilakukan Pengelola Akun Tidak Aktif, langkah pengaturan beserta jalur menunya, apa yang dialami keluarga Anda setelah batas waktu, apa yang tidak dicakup alat ini, dan perbandingannya dengan fitur serupa dari Apple dan Facebook. Satu hal yang perlu diingat sepanjang pembahasan: Pengelola Akun Tidak Aktif melindungi data Google Anda. Alat ini tidak melestarikan diri Anda. Tugas kedua itu milik aplikasi warisan digital, tempat Anda membangun Persona dari kenangan, suara, dan kisah Anda. Mulai gratis: 25 kenangan, tanpa kartu.

Dalam panduan ini:

• Apa itu Pengelola Akun Tidak Aktif Google?

• Cara mengaturnya, langkah demi langkah

• Yang terjadi setelah batas waktu

• Yang tidak dicakup

• Google, Apple, dan Facebook: perbandingan alat warisan digital

• Masalah pemicu ketidakaktifan

• Jika seseorang sudah meninggal tanpa mengaturnya

• Tempatnya dalam rencana warisan digital yang lengkap

• Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu Pengelola Akun Tidak Aktif Google?

Pengelola Akun Tidak Aktif diluncurkan pada April 2013, menjadikan Google perusahaan teknologi besar pertama yang menawarkan kendali resmi setelah kematian. Layanan ini gratis dan tersedia di setiap Akun Google pribadi. Cakupannya adalah data di balik akun tersebut: Gmail, Google Drive, Google Foto, YouTube, Kontak, Kalender, Keep, Linimasa Maps, dan lebih dari selusin produk lain, yang masing-masing dapat Anda alokasikan secara terpisah.

Gagasan intinya sederhana. Anda memberi tahu Google berapa lama keheningan harus berlangsung sebelum akun Anda dianggap ditinggalkan. Ketika waktunya habis, Google menjalankan rencana yang Anda tulis: memberi tahu orang yang Anda tunjuk, memberikan data yang Anda alokasikan, dan, jika Anda memintanya, menghapus akun.

Perlu dibedakan dari kebijakan lain dengan nama yang mirip. Sejak Desember 2023, Google memiliki kebijakan akun tidak aktif umum yang memungkinkan akun pribadi yang tidak digunakan selama dua tahun dihapus sepenuhnya, meskipun Google menyatakan akun dengan video YouTube tidak dihapus berdasarkan kebijakan itu. Kebijakan itu menimpa Anda begitu saja. Pengelola Akun Tidak Aktif adalah versi yang Anda kendalikan: pemicunya sama, aturannya milik Anda.

Cara mengaturnya, langkah demi langkah

Pengaturannya memakan waktu sekitar sepuluh menit. Siapkan alamat email dan nomor ponsel kontak tepercaya Anda.

1. Buka alatnya. Langsung ke myaccount.google.com/inactive, atau lewat menu: Akun Google, lalu Data & privasi di menu kiri, gulir ke Opsi lainnya, pilih Buat rencana untuk warisan digital Anda, lalu pilih Mulai.

2. Pilih masa tunggu. Pilih ketidakaktifan selama 3, 6, 12, atau 18 bulan. Google memperingatkan Anda lewat email dan pesan teks sekitar sebulan sebelum batas waktu, jadi pastikan email pemulihan dan nomor ponsel di layar ini sudah terbaru.

3. Tambahkan kontak tepercaya. Anda dapat menunjuk hingga 10 orang. Untuk masing-masing, tentukan apakah mereka hanya diberi tahu bahwa akun tidak aktif atau juga menerima data. Jika mereka menerima data, centang produk mana saja yang mereka dapatkan: Gmail tetapi bukan Foto, Drive tetapi bukan Linimasa Maps, pembagian apa pun yang sesuai. Tambahkan nomor ponsel setiap kontak, karena Google akan mengirimkan kode verifikasi lewat pesan teks sebelum unduhan diizinkan.

4. Tulis pesan pribadi. Teks ini dimasukkan ke dalam email pemberitahuan yang diterima kontak Anda. Satu-dua kalimat yang menjelaskan isi email itu dan alasan Anda menyiapkannya akan menghindarkan keluarga dari kebingungan di saat yang berat.

5. Atur balasan otomatis Gmail jika Anda mau. Anda dapat menulis subjek dan pesan yang dikirim Gmail secara otomatis kepada siapa pun yang mengirim email kepada Anda setelah akun menjadi tidak aktif, dan Anda dapat membatasinya hanya untuk orang dalam kontak Anda.

6. Putuskan soal penghapusan. Tombol terakhir, Ya, hapus Akun Google saya yang tidak aktif, menghapus akun tiga bulan setelah akun menjadi tidak aktif, termasuk konten publik seperti video YouTube dan postingan Blogger. Kontak tepercaya Anda mendapat jeda tiga bulan itu untuk mengunduh apa yang Anda alokasikan. Alamat Gmail yang dihapus tidak diterbitkan ulang untuk orang lain.

Simpan rencananya, dan beri catatan di kalender untuk meninjaunya setahun sekali. Kontak berpindah, nomor ponsel berganti, dan rencana yang menunjuk ke alamat email yang sudah mati sama saja dengan tidak ada rencana.

Siapa mendapat apa: pilihan alokasi yang berhasil

Kontrol per kontak dan per produk adalah bagian alat ini yang paling jarang dimanfaatkan, karena pengaturan bawaan mendorong Anda memberikan segalanya kepada satu orang. Pembagian yang lebih matang biasanya lebih melayani keluarga. Pola yang cocok bagi banyak orang: suami, istri, atau pasangan menerima Foto, Drive, dan Gmail; anak dewasa menerima Foto dan YouTube; orang yang mengurus urusan Anda menerima Gmail dan Drive, karena email adalah tempat tagihan, perpanjangan, dan pemulihan akun berada; dan pengacara atau akuntan menerima Drive saja, jika di situlah dokumen Anda disimpan.

Dua keputusan alokasi layak dipikirkan sejenak. Gmail adalah produk paling sensitif dalam daftar, karena kotak masuk adalah buku harian yang tidak pernah dimaksudkan untuk ditulis; berikan kepada orang yang membutuhkannya untuk urusan praktis, bukan kepada semua orang. Dan Linimasa Maps, riwayat Penelusuran, serta data aktivitas serupa dapat dialokasikan secara terpisah, artinya Anda cukup tidak memasukkannya ke daftar mana pun. Tidak ada kewajiban meneruskan data yang tidak berguna bagi keluarga Anda.

Yang terjadi setelah batas waktu

Berikut urutan kejadiannya dari sisi keluarga Anda, karena sisi itulah yang terpenting.

Sekitar sebulan sebelum waktu habis, Google mencoba menghubungi Anda lewat email pemulihan dan ponsel. Jika Anda merespons, hitungan waktu diatur ulang dan tidak terjadi apa-apa lagi. Jika tidak, akun dinyatakan tidak aktif dan rencana dijalankan.

Setiap kontak tepercaya menerima email yang memuat pesan pribadi yang Anda tulis. Jika Anda membagikan data kepada mereka, email itu mencantumkan dengan tepat produk apa saja yang Anda alokasikan dan menyertakan tautan unduhan. Sebelum apa pun terbuka, Google mengirim kode verifikasi lewat pesan teks ke nomor ponsel yang Anda berikan untuk orang tersebut, sehingga email yang diteruskan saja tidak cukup untuk mengakses data Anda.

Unduhan datang berupa berkas arsip, dalam gaya yang sama dengan ekspor Google Takeout: berkas kotak surat untuk Gmail, folder gambar untuk Foto, dokumen untuk Drive. Ini berupa salinan sesaat, bukan akses masuk. Kontak Anda tidak pernah melihat kata sandi Anda dan tidak dapat mengirim email atas nama Anda, dan setelah jangka waktu unduhan berakhir tidak ada akses berkelanjutan.

Jika Anda mengaktifkan balasan otomatis, Gmail mulai menjawab email masuk dengan pesan Anda. Dan jika Anda memilih penghapusan, akun beserta konten publiknya dihapus tiga bulan setelah tanggal ketidakaktifan.

Yang tidak dicakup

Pengelola Akun Tidak Aktif mengerjakan satu tugas dengan baik. Penting untuk jelas soal tugas yang tidak dikerjakannya.

• Alat ini tidak mengalihkan akun. Tidak ada yang mewarisi akses masuk. Kontak mendapat unduhan data satu kali, bukan akses, sehingga apa pun yang membutuhkan akun yang masih aktif, seperti langganan atau layanan terhubung, berakhir.

• Alat ini tidak terpicu oleh kematian. Pemicunya adalah keheningan. Jika keluarga Anda membutuhkan akses dua minggu setelah pemakaman dan batas waktu Anda 12 bulan, alat ini tidak bisa dipercepat, dan sementara itu mereka kembali ke proses peninjauan standar Google.

• Alat ini tidak mencakup Google Workspace. Akun kantor dan akun domain khusus dimiliki oleh organisasi, dan administrator organisasi yang menentukan nasibnya. Pengelola Akun Tidak Aktif hanya berlaku untuk akun pribadi.

• Alat ini tidak mewariskan saluran YouTube. Kontak tepercaya dapat mengunduh video dan metadata, tetapi kepemilikan saluran, pelanggan, dan monetisasi tidak berpindah kepada siapa pun.

• Alat ini tidak mempertahankan pembelian. Film, buku, dan aplikasi yang dibeli lewat Google adalah lisensi yang terikat pada akun, dan paket penyimpanan seperti Google One berakhir begitu saja.

• Alat ini hanya mencakup Google. Data Apple, profil Facebook, akses masuk perbankan, dan semua yang dijaga pengelola kata sandi Anda membutuhkan rencananya sendiri.

Google, Apple, dan Facebook: perbandingan alat warisan digital

Tiga platform konsumen besar masing-masing membangun jawaban berbeda untuk pertanyaan yang sama. Perbedaannya penting saat Anda memutuskan apa yang perlu diatur dan apa yang perlu disampaikan kepada pelaksana wasiat Anda.

Kesimpulan praktisnya: alat Google paling terperinci dan satu-satunya yang digerakkan oleh pengatur waktu, bukan urusan dokumen; alat Apple memberi jangka akses terpanjang; dan alat Facebook berfokus pada pengelolaan profil publik, bukan penyerahan data. Ketiganya tidak saling tumpang tindih, jadi atur masing-masing yang Anda pakai. Untuk sisi Google secara lebih mendalam, lihat apa yang terjadi pada Gmail saat Anda meninggal dan apa yang terjadi pada Google Foto saat Anda meninggal.

Masalah pemicu ketidakaktifan

Google menilai Anda tidak aktif dengan mengamati tanda-tanda kehidupan: masuk akun, aktivitas Gmail, check-in perangkat Android, dan aktivitas yang tercatat di Aktivitas Saya. Rancangan itu punya dua kasus tepi yang perlu diantisipasi.

Yang pertama: ponsel yang masih ada setelah Anda tiada dapat membuat akun tampak hidup. Sinkronisasi latar belakang dan check-in otomatis dari perangkat yang tetap menyala dapat terbaca sebagai aktivitas, sehingga pemicunya tertunda. Solusinya adalah batas waktu yang lebih pendek, tiga atau enam bulan, bukan delapan belas, dan keluarga yang tahu rencana ini ada, sehingga seseorang mematikan atau menghapus isi perangkat Anda saat waktunya tiba.

Yang kedua adalah kebalikannya: rawat inap yang lama atau masa luring yang panjang dapat memulai hitungan mundur selagi Anda masih hidup. Karena itulah Google memperingatkan Anda sebulan sebelumnya lewat email pemulihan dan ponsel, dan karena itu pula data tersebut harus selalu terbaru. Jawab satu pesan dan hitungan waktu diatur ulang.

Kedua kasus tepi ini bukan alasan untuk melewatkan alat ini. Keduanya alasan untuk menetapkan batas waktu yang wajar dan memberi tahu setidaknya satu orang bahwa alat ini ada. Rencana yang tidak diketahui siapa pun datang sebagai email misterius dari Google, berbulan-bulan setelah pemakaman.

Jika seseorang sudah meninggal tanpa mengaturnya

Jika Anda membaca ini setelah kehilangan seseorang, alat di atas tidak tersedia bagi Anda, tetapi masih ada jalannya. Pusat Bantuan Google memiliki proses untuk mengajukan permintaan terkait akun pengguna yang telah meninggal. Lewat proses itu, anggota keluarga inti atau perwakilan hukum dapat meminta Google menutup akun, meminta dana dari akun, atau meminta datanya.

Bersiaplah karena peninjauan memakan waktu. Google menilai setiap permintaan satu per satu, biasanya meminta akta kematian dan bukti identitas, dan terus terang menyatakan bahwa akses data hanya diberikan dalam beberapa kasus dan mungkin memerlukan perintah pengadilan. Menutup akun umumnya mudah. Masuk ke dalamnya tidak, karena Google menimbang privasi orang yang meninggal bersama permintaan tersebut.

Tidak perlu terburu-buru dalam semua ini. Akun tidak lenyap pada hari seseorang meninggal, dan kebijakan ketidakaktifan umum selama dua tahun memberi jeda yang panjang. Panduan kami tentang apa yang terjadi pada Gmail saat Anda meninggal membahas proses dari sisi keluarga dengan lebih rinci.

Tempatnya dalam rencana warisan digital yang lengkap

Pengelola Akun Tidak Aktif adalah satu lapisan dari rencana yang lengkap, bukan rencana itu sendiri. Cara berpikir yang berguna adalah empat lapisan, dari data hingga jati diri.

1. Alat platform. Gratis, bawaan, dan khusus untuk tiap layanan: Pengelola Akun Tidak Aktif untuk Google, Kontak Warisan untuk Apple, kontak warisan atau pilihan penghapusan untuk Facebook. Atur semuanya yang berlaku bagi Anda.

2. Lapisan akses. Sebagian besar kehidupan digital Anda berada di balik satu pengelola kata sandi, dan yang bagus punya fitur akses darurat yang dibuat untuk situasi seperti ini. Panduan kami tentang pengelola kata sandi setelah kematian membandingkan cara 1Password, Bitwarden, LastPass, dan lainnya menanganinya.

3. Lapisan hukum. Surat wasiat yang mencakup aset digital, dan di Amerika Serikat kerangka RUFADAA yang memungkinkan Anda memberi wewenang kepada pelaksana wasiat untuk mengurus akun Anda. Panduan wasiat digital untuk AS kami menjelaskan apa yang perlu dituliskan.

4. Lapisan manusia. Semua di atas menyerahkan berkas dan akses kepada keluarga Anda. Tidak ada yang menjawab pertanyaan yang sebenarnya akan mereka ajukan, yaitu semacam: apa yang akan mereka katakan? Aplikasi warisan digital dibuat untuk lapisan itu. Dengan Afterlife AI™ Anda membangun Persona dari kenangan dan suara Anda selagi masih hidup, dan Executor Lock™ mengunci apa yang dapat dijangkau keluarga Anda sesudahnya, dengan ketentuan yang Anda pilih. Paket dan versi gratis ada di halaman harga.

Sepuluh menit di myaccount.google.com/inactive membereskan lapisan pertama untuk akun terbesar yang dimiliki kebanyakan orang. Tiga lapisan lainnya adalah tempat situs ini bisa membantu.

Sumber

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

• Google: Make a plan for your digital legacy (Inactive Account Manager)

• Google Account Help: Submit a request regarding a deceased user's account

• Google Account Help: Inactive Google Account Policy

• Apple Support: How to add a Legacy Contact for your Apple Account

• Apple Support: Request access to a deceased family member's Apple accounts

• Facebook Help Center: What is a legacy contact on Facebook?