Google Inactive Account Manager: Công cụ này làm gì và cách cài đặt

Google Inactive Account Manager (Trình quản lý tài khoản không hoạt động) là một cài đặt miễn phí, cho Google biết phải làm gì với tài khoản của bạn sau một khoảng thời gian không hoạt động mà bạn tự chọn: 3, 6, 12 hoặc 18 tháng. Công cụ có thể thông báo cho tối đa 10 người liên hệ tin cậy, chia sẻ với họ dữ liệu bạn chọn và, nếu bạn muốn, xóa tài khoản. Hãy cài đặt tại myaccount.google.com/inactive.

Đây là công cụ duy nhất Google cung cấp để bạn quyết định trước những việc này. Nếu không có nó, gia đình bạn sẽ phải qua một quy trình xem xét từng trường hợp mà chính Google mô tả là không đảm bảo kết quả. Nếu có nó, những người bạn chọn sẽ nhận đúng dữ liệu bạn chọn, theo các điều kiện bạn đặt ra khi còn sống và còn minh mẫn.

Hướng dẫn này đi qua từng bước: Inactive Account Manager làm gì, các bước cài đặt kèm đường dẫn menu thực tế, gia đình bạn sẽ trải qua điều gì sau khi hết thời hạn, công cụ không bao gồm những gì, và so sánh với công cụ tương đương của Apple và Facebook. Có một điều cần nhớ xuyên suốt: Inactive Account Manager bảo vệ dữ liệu Google của bạn. Nó không lưu giữ chính bạn. Việc thứ hai thuộc về một ứng dụng di sản số, nơi bạn xây dựng một Persona từ ký ức, giọng nói và câu chuyện của mình. Bắt đầu miễn phí: 25 ký ức, không cần thẻ.

Trong hướng dẫn này:

• Google Inactive Account Manager là gì?

• Cách cài đặt, từng bước một

• Điều gì xảy ra sau khi hết thời hạn

• Những gì công cụ không bao gồm

• So sánh công cụ di sản của Google, Apple và Facebook

• Vấn đề của điều kiện kích hoạt theo thời gian không hoạt động

• Nếu ai đó đã qua đời mà chưa cài đặt công cụ này

• Công cụ này nằm ở đâu trong một kế hoạch di sản số đầy đủ

• Câu hỏi thường gặp

Google Inactive Account Manager là gì?

Inactive Account Manager ra mắt vào tháng 4 năm 2013, đưa Google trở thành công ty công nghệ lớn đầu tiên cung cấp cơ chế kiểm soát chính thức sau khi qua đời. Công cụ này miễn phí và có sẵn trên mọi Tài khoản Google cá nhân. Nó bao quát dữ liệu đằng sau tài khoản đó: Gmail, Google Drive, Google Photos, YouTube, Danh bạ, Lịch, Keep, Dòng thời gian của Maps và hơn chục sản phẩm khác, mỗi sản phẩm bạn có thể phân bổ riêng.

Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản. Bạn cho Google biết khoảng im lặng bao lâu thì tài khoản được coi là bị bỏ rơi. Khi đồng hồ đếm ngược chạy hết, Google thực hiện kế hoạch bạn đã viết: thông báo cho những người bạn nêu tên, trao cho họ dữ liệu bạn đã phân bổ và, nếu bạn yêu cầu, xóa tài khoản.

Cần phân biệt nó với một chính sách khác có tên gần giống. Từ tháng 12 năm 2023, Google có một chính sách tài khoản không hoạt động chung, theo đó tài khoản cá nhân không được sử dụng trong hai năm có thể bị xóa hoàn toàn, dù Google cho biết các tài khoản có video YouTube không bị xóa theo chính sách này. Chính sách đó áp lên bạn. Inactive Account Manager là phiên bản do bạn kiểm soát: cùng điều kiện kích hoạt, nhưng theo quy tắc của bạn.

Cách cài đặt, từng bước một

Việc cài đặt mất khoảng mười phút. Bạn nên chuẩn bị sẵn địa chỉ email và số điện thoại di động của những người liên hệ tin cậy.

1. Mở công cụ. Truy cập thẳng myaccount.google.com/inactive, hoặc đi theo menu: Tài khoản Google, rồi Dữ liệu và quyền riêng tư ở menu bên trái, cuộn xuống Tùy chọn khác, chọn Lập kế hoạch cho di sản kỹ thuật số của bạn, sau đó chọn Bắt đầu.

2. Chọn khoảng thời gian chờ. Chọn 3, 6, 12 hoặc 18 tháng không hoạt động. Google sẽ nhắc bạn bằng email và tin nhắn khoảng một tháng trước hạn chót, vì vậy hãy kiểm tra email khôi phục và số điện thoại trên màn hình này còn đúng không.

3. Thêm người liên hệ tin cậy. Bạn có thể nêu tên tối đa 10 người. Với mỗi người, hãy quyết định họ chỉ được thông báo rằng tài khoản không còn hoạt động, hay còn nhận cả dữ liệu. Nếu họ nhận dữ liệu, hãy đánh dấu chính xác những sản phẩm họ được nhận: Gmail nhưng không có Ảnh, Drive nhưng không có Dòng thời gian của Maps, tùy cách chia nào phù hợp. Hãy thêm số di động của từng người, vì Google sẽ nhắn mã xác minh cho họ trước khi cho phép tải xuống.

4. Viết lời nhắn cá nhân. Đoạn văn này nằm trong email thông báo mà những người liên hệ của bạn nhận được. Một hai câu giải thích email này là gì và vì sao bạn thiết lập nó sẽ giúp gia đình bạn đỡ bối rối trong một thời điểm khó khăn.

5. Đặt trả lời tự động cho Gmail nếu bạn muốn. Bạn có thể viết tiêu đề và nội dung để Gmail tự động gửi cho bất kỳ ai nhắn email cho bạn sau khi tài khoản ngừng hoạt động, và có thể giới hạn chỉ gửi cho những người trong danh bạ của bạn.

6. Quyết định về việc xóa. Nút gạt cuối cùng, Có, xóa Tài khoản Google không hoạt động của tôi, sẽ xóa tài khoản ba tháng sau khi nó bị coi là không hoạt động, kể cả nội dung công khai như video YouTube và bài viết Blogger. Những người liên hệ tin cậy của bạn có khoảng ba tháng đó để tải xuống những gì bạn đã phân bổ. Địa chỉ Gmail đã bị xóa sẽ không được cấp lại cho bất kỳ ai khác.

Hãy lưu kế hoạch và đặt lời nhắc trong lịch để xem lại mỗi năm một lần. Người liên hệ có thể chuyển nhà, số điện thoại có thể đổi, và một kế hoạch trỏ tới địa chỉ email không còn tồn tại thì chẳng khác gì không có kế hoạch.

Ai nên nhận gì: những cách phân bổ hiệu quả

Quyền kiểm soát theo từng người, từng sản phẩm là phần ít được dùng nhất của công cụ, vì các mặc định dễ khiến bạn giao mọi thứ cho một người. Một cách chia cân nhắc kỹ hơn thường phục vụ gia đình tốt hơn. Một mô hình hiệu quả với nhiều người: vợ/chồng hoặc bạn đời nhận Ảnh, Drive và Gmail; các con trưởng thành nhận Ảnh và YouTube; người lo công việc của bạn nhận Gmail và Drive, vì email là nơi chứa sao kê, các khoản gia hạn và việc khôi phục tài khoản; còn luật sư hoặc kế toán chỉ nhận Drive, nếu đó là nơi bạn lưu tài liệu.

Có hai quyết định phân bổ đáng để bạn dừng lại suy nghĩ. Gmail là sản phẩm nhạy cảm nhất trong danh sách, vì hộp thư là cuốn nhật ký mà không ai định viết; hãy trao nó cho người cần đến vì việc thực tế, đừng trao cho tất cả mọi người. Còn Dòng thời gian của Maps, lịch sử Tìm kiếm và các dữ liệu hoạt động tương tự có thể phân bổ riêng, nghĩa là bạn hoàn toàn có thể không đưa chúng vào danh sách nào. Không ai bắt bạn phải chuyển giao dữ liệu mà gia đình không cần đến.

Điều gì xảy ra sau khi hết thời hạn

Sau đây là trình tự diễn ra từ phía gia đình bạn, vì đó mới là phía quan trọng.

Khoảng một tháng trước khi đồng hồ đếm ngược hết, Google cố liên lạc với bạn qua email khôi phục và số điện thoại. Nếu bạn phản hồi, đồng hồ được đặt lại và không có gì xảy ra thêm. Nếu không, tài khoản được xác định là không hoạt động và kế hoạch bắt đầu thực thi.

Mỗi người liên hệ tin cậy nhận một email có kèm lời nhắn cá nhân bạn đã viết. Nếu bạn đã chia sẻ dữ liệu với họ, email sẽ liệt kê chính xác những sản phẩm bạn đã phân bổ và có liên kết tải xuống. Trước khi mở bất cứ thứ gì, Google nhắn một mã xác minh tới số điện thoại bạn đã cung cấp cho người đó, nên chỉ cần chuyển tiếp email thôi thì không đủ để chạm tới dữ liệu của bạn.

Bản tải xuống đến dưới dạng các tệp lưu trữ, theo kiểu giống bản xuất Google Takeout: tệp hộp thư cho Gmail, thư mục hình ảnh cho Ảnh, tài liệu cho Drive. Đó là một bản chụp dữ liệu, không phải một lần đăng nhập. Những người liên hệ của bạn không bao giờ thấy mật khẩu của bạn và không thể gửi email dưới tên bạn, và khi thời hạn tải xuống kết thúc thì không còn quyền truy cập nào nữa.

Nếu bạn đã bật trả lời tự động, Gmail bắt đầu trả lời thư đến bằng lời nhắn của bạn. Và nếu bạn đã chọn xóa, tài khoản cùng nội dung công khai của nó sẽ bị gỡ bỏ ba tháng sau ngày không hoạt động.

Những gì công cụ không bao gồm

Inactive Account Manager làm tốt một việc. Cũng cần nói rõ những việc nó không làm.

• Nó không chuyển giao tài khoản. Không ai thừa kế thông tin đăng nhập. Người liên hệ chỉ nhận một lần tải dữ liệu, không phải quyền truy cập, nên mọi thứ cần đến tài khoản còn sống, như gói đăng ký hay dịch vụ được liên kết, đều chấm dứt.

• Nó không kích hoạt khi bạn qua đời. Điều kiện kích hoạt là sự im lặng. Nếu gia đình bạn cần truy cập hai tuần sau tang lễ mà thời hạn của bạn là 12 tháng, công cụ không thể được đẩy nhanh, và trong lúc đó họ phải quay lại quy trình xem xét tiêu chuẩn của Google.

• Nó không bao gồm Google Workspace. Tài khoản công việc và tài khoản tên miền riêng thuộc về tổ chức, và quản trị viên của tổ chức quyết định số phận của chúng. Inactive Account Manager chỉ áp dụng cho tài khoản cá nhân.

• Nó không chuyển giao kênh YouTube. Người liên hệ tin cậy có thể tải video và siêu dữ liệu, nhưng quyền sở hữu kênh, người đăng ký và việc kiếm tiền không được chuyển cho ai.

• Nó không giữ lại các giao dịch mua. Phim, sách và ứng dụng mua qua Google là giấy phép gắn với tài khoản, còn các gói dung lượng như Google One thì đơn giản là kết thúc.

• Nó chỉ bao gồm Google. Dữ liệu Apple, hồ sơ Facebook, thông tin đăng nhập ngân hàng và mọi thứ được trình quản lý mật khẩu bảo vệ đều cần kế hoạch riêng.

So sánh công cụ di sản của Google, Apple và Facebook

Ba nền tảng tiêu dùng lớn mỗi nơi xây một câu trả lời khác nhau cho cùng một câu hỏi. Sự khác biệt này quan trọng khi bạn quyết định nên cài đặt gì và nên dặn người thi hành di chúc điều gì.

Kết luận thực tế: công cụ của Google chi tiết nhất và là công cụ duy nhất vận hành bằng bộ đếm thời gian thay vì thủ tục giấy tờ, công cụ của Apple cho thời gian truy cập dài nhất, còn công cụ của Facebook thiên về việc trông coi một hồ sơ công khai hơn là bàn giao dữ liệu. Chúng không trùng lặp nhau, nên hãy cài đặt từng công cụ cho mỗi dịch vụ bạn dùng. Để tìm hiểu sâu hơn về phía Google, xem điều gì xảy ra với Gmail khi bạn qua đời và điều gì xảy ra với Google Photos khi bạn qua đời.

Vấn đề của điều kiện kích hoạt theo thời gian không hoạt động

Google xác định bạn không hoạt động bằng cách tìm các dấu hiệu còn sống: đăng nhập, hoạt động trong Gmail, lần kết nối của thiết bị Android và hoạt động được ghi trong Hoạt động của tôi. Thiết kế đó có hai trường hợp biên đáng lên kế hoạch trước.

Trường hợp thứ nhất: một chiếc điện thoại còn tồn tại lâu hơn bạn có thể khiến tài khoản trông như vẫn đang hoạt động. Việc đồng bộ nền và tự động kết nối từ một thiết bị vẫn bật nguồn có thể bị tính là hoạt động, làm chậm điều kiện kích hoạt. Cách khắc phục là chọn thời hạn ngắn hơn, ba hoặc sáu tháng thay vì mười tám, và để gia đình biết kế hoạch này tồn tại, để đến lúc đó có người tắt nguồn hoặc xóa dữ liệu các thiết bị của bạn.

Trường hợp thứ hai thì ngược lại: một đợt nằm viện dài hoặc bất kỳ khoảng thời gian ngoại tuyến kéo dài nào cũng có thể khiến bộ đếm ngược bắt đầu trong khi bạn vẫn còn sống. Đó là lý do Google cảnh báo bạn trước một tháng qua email khôi phục và điện thoại, và là lý do các thông tin đó phải luôn được cập nhật. Chỉ cần trả lời một tin nhắn, đồng hồ sẽ được đặt lại.

Không trường hợp biên nào là lý do để bỏ qua công cụ này. Chúng là lý do để đặt một thời hạn hợp lý và cho ít nhất một người biết công cụ tồn tại. Một kế hoạch không ai biết sẽ đến như một email bí ẩn từ Google, nhiều tháng sau tang lễ.

Nếu ai đó đã qua đời mà chưa cài đặt công cụ này

Nếu bạn đang đọc bài này sau khi mất đi một người thân, công cụ trên không còn dùng được cho bạn, nhưng vẫn có một con đường. Trung tâm trợ giúp của Google có quy trình gửi yêu cầu liên quan đến tài khoản của người dùng đã qua đời. Qua đó, một thành viên gia đình trực hệ hoặc người đại diện pháp lý có thể yêu cầu Google đóng tài khoản, yêu cầu chuyển số tiền trong tài khoản hoặc yêu cầu dữ liệu của tài khoản.

Hãy chuẩn bị tinh thần rằng việc xem xét sẽ mất thời gian. Google đánh giá từng yêu cầu riêng lẻ, thường đòi giấy chứng tử và giấy tờ tùy thân, và nói thẳng rằng việc cấp quyền truy cập dữ liệu chỉ diễn ra trong một số trường hợp và có thể cần lệnh của tòa án. Đóng tài khoản nói chung là việc đơn giản. Vào được tài khoản thì không, vì Google cân nhắc quyền riêng tư của người đã mất song song với yêu cầu.

Không cần vội vàng với bất kỳ việc nào trong số này. Tài khoản không biến mất vào ngày ai đó qua đời, và chính sách không hoạt động hai năm nói chung để lại một khoảng thời gian dài. Hướng dẫn điều gì xảy ra với Gmail khi bạn qua đời của chúng tôi trình bày chi tiết hơn quy trình từ phía gia đình.

Công cụ này nằm ở đâu trong một kế hoạch di sản số đầy đủ

Inactive Account Manager là một lớp trong kế hoạch hoàn chỉnh, không phải toàn bộ kế hoạch. Cách nghĩ hữu ích là bốn lớp, từ dữ liệu đến con người.

1. Công cụ của từng nền tảng. Miễn phí, tích hợp sẵn và dành riêng cho từng dịch vụ: Inactive Account Manager cho Google, Legacy Contact cho Apple, người liên hệ thừa kế hoặc lựa chọn xóa cho Facebook. Hãy cài đặt mọi công cụ áp dụng cho bạn.

2. Lớp truy cập. Phần lớn đời sống số của bạn nằm sau một trình quản lý mật khẩu, và những trình tốt đều có tính năng truy cập khẩn cấp được xây dựng đúng cho tình huống này. Hướng dẫn trình quản lý mật khẩu sau khi qua đời của chúng tôi so sánh cách 1Password, Bitwarden, LastPass và các dịch vụ khác xử lý việc này.

3. Lớp pháp lý. Một bản di chúc bao gồm tài sản số, và ở Hoa Kỳ là khung RUFADAA cho phép bạn ủy quyền cho người thi hành di chúc xử lý các tài khoản của bạn. Hướng dẫn di chúc số cho Hoa Kỳ của chúng tôi giải thích nên ghi gì thành văn bản.

4. Lớp con người. Mọi thứ ở trên đều trao cho gia đình bạn các tệp và quyền truy cập. Không thứ nào trả lời câu hỏi mà họ thực sự sẽ hỏi, một dạng nào đó của: người ấy sẽ nói gì? Một ứng dụng di sản số được xây dựng cho lớp này. Với Afterlife AI™, bạn xây dựng một Persona từ ký ức và giọng nói của mình khi còn sống, và Executor Lock™ niêm phong những gì gia đình bạn có thể tiếp cận sau này, theo các điều kiện bạn đã chọn. Các gói và bản dựng miễn phí có trên trang bảng giá.

Mười phút tại myaccount.google.com/inactive sẽ giải quyết lớp đầu tiên cho tài khoản lớn nhất mà hầu hết mọi người sở hữu. Ba lớp còn lại là nơi phần còn lại của trang web này có thể giúp bạn.

Nguồn tham khảo

• Trợ giúp Tài khoản Google: Giới thiệu về Inactive Account Manager

• Google: Lập kế hoạch cho di sản kỹ thuật số của bạn (Inactive Account Manager)

• Trợ giúp Tài khoản Google: Gửi yêu cầu liên quan đến tài khoản của người dùng đã qua đời

• Trợ giúp Tài khoản Google: Chính sách tài khoản Google không hoạt động

• Apple Support: Cách thêm Người liên hệ thừa kế cho Tài khoản Apple của bạn

• Apple Support: Yêu cầu quyền truy cập các tài khoản Apple của một thành viên gia đình đã qua đời

• Trung tâm trợ giúp Facebook: Người liên hệ thừa kế trên Facebook là gì?