Angelegenheiten ordnen: Die komplette Checkliste in 6 Ebenen

Ihre Angelegenheiten zu ordnen heißt, sechs Ebenen Ihres Lebens in Ordnung zu bringen: die wichtigsten Dokumente, die Finanzen, die digitalen Konten, die medizinischen Wünsche, Ihre Geschichten und Ihre Stimme sowie eine Gewohnheit der regelmäßigen Überprüfung, die alles aktuell hält. Das ist kein Projekt über Monate. Die meisten Menschen schaffen die wichtigste Checkliste an einem konzentrierten Wochenende.

Der Satz weckt oft schwere Gedanken, aber die Arbeit selbst ist praktisch und, nach allem, was man hört, beruhigend. Wer fertig ist, beschreibt dasselbe Gefühl: Erleichterung. Jede Ebene dieser Checkliste ist etwas, das Ihre Familie sonst ohne Sie rekonstruieren müsste, meist in den schlimmsten Wochen ihres Lebens, meist durch Raten.

Dieser Leitfaden ist die komplette Checkliste zum Ordnen Ihrer Angelegenheiten. Sie ist so aufgebaut, dass Sie sie ausdrucken, Ebene für Ebene abarbeiten und tatsächlich fertig werden können. Sie enthält eine Gesamttabelle, ehrliche Zeitschätzungen und die Ebene, die fast alle vergessen: diejenige, die Sie bewahrt und nicht nur Ihren Papierkram. Bei dieser letzten Ebene kommt eine App für das digitale Vermächtnis ins Spiel, und Sie können noch heute kostenlos beginnen. Kostenlos starten: 25 Erinnerungen, keine Karte.

In diesem Leitfaden:

• Was es wirklich bedeutet, seine Angelegenheiten zu ordnen

• Die Gesamtcheckliste: sechs Ebenen auf einen Blick

• Ebene 1: Wichtige Dokumente

• Ebene 2: Die Finanzen

• Ebene 3: Ihr digitales Leben

• Ebene 4: Medizinische Wünsche

• Ebene 5: Die Ebene, die alle vergessen

• Ebene 6: Die Gewohnheit der Überprüfung

• Ein realistischer Zeitplan: ein Wochenende statt Monate

• Häufig gestellte Fragen

Was es wirklich bedeutet, seine Angelegenheiten zu ordnen

Seine Angelegenheiten zu ordnen heißt, alles Praktische zu organisieren, was jemand bräuchte, um in Ihr Leben einzutreten: um Ihre Rechnungen zu bezahlen, wenn Sie im Krankenhaus lägen, um Ihren Nachlass abzuwickeln, wenn Sie stürben, um Ihre medizinischen Wünsche zu achten, wenn Sie nicht für sich selbst sprechen könnten. Richtig gemacht, ist es weniger ein juristisches Projekt als ein Akt der Übersetzung. Sie verwandeln Wissen, das bisher nur in Ihrem Kopf lebt, in etwas, das Ihre Familie in den Händen halten kann.

Zwei Irrtümer halten die meisten Menschen vom Anfangen ab. Der erste ist, dass dies eine Aufgabe für alte oder schwer kranke Menschen sei. In Wirklichkeit sind die Dokumente dieser Checkliste für gesunde Erwachsene am wichtigsten, denn eine plötzliche Handlungsunfähigkeit ohne bestehende Vollmacht (power of attorney) ist weitaus komplizierter als eine absehbare. Der zweite Irrtum ist, dass ein Testament schon die ganze Aufgabe sei. Ein Testament ist ein Punkt auf einer von sechs Ebenen. Umfragen von Caring.com zeigen Jahr für Jahr, dass die meisten erwachsenen Amerikaner nicht einmal das haben, und der Anteil mit Testament sinkt eher, als dass er steigt.

Wenn Sie dies lesen, weil ein Ihnen nahestehender Mensch bereits in den letzten Monaten seines Lebens ist, führt unsere Checkliste für das Lebensende durch die schwierigere, zeitkritische Version dieser Arbeit. Diese Seite ist die frühere, ruhigere Version: die Checkliste, die Sie abarbeiten, solange das Leben normal verläuft, damit die dringende Version gar nicht erst nötig wird.

Die Gesamtcheckliste: sechs Ebenen auf einen Blick

Hier ist die ganze Aufgabe in einer Tabelle. Jede Ebene bekommt darunter einen eigenen Abschnitt, geschrieben als Liste zum Ausdrucken, die Sie buchstäblich abhaken können. Die Zeitschätzungen sind ehrlich gemeint, für einen ersten Durchgang und nicht für Perfektion.

Gesamtzeit für den ersten Durchgang: ein konzentriertes Wochenende. Die folgenden Abschnitte nennen Ihnen die einzelnen Punkte.

Ebene 1: Wichtige Dokumente

Fangen Sie mit dem Sammeln an, nicht mit dem Aufsetzen. Legen Sie jedes wichtige Dokument, das Sie schon haben, an einen physischen Ort. Eine feuerfeste Dokumentenbox oder ein Heimtresor ist besser als ein Bankschließfach, auf das ein Testamentsvollstrecker (executor) womöglich nur langsam Zugriff bekommt. Gehen Sie dann diese Liste durch und notieren Sie, was fehlt.

• Testament oder Trust (living trust). Die zentrale Anweisung dafür, wer was bekommt und wer verantwortlich ist. Wenn Ihres älter ist als eine Heirat, eine Scheidung oder ein Kind, behandeln Sie es als nicht vorhanden. Achten Sie darauf, dass eine Klausel zu Online-Konten und digitalem Eigentum enthalten ist; in unserem Leitfaden zum digitalen Testament für die USA steht, was diese Klausel sagen muss.

• Vorsorgevollmacht (durable power of attorney). Bestimmt jemanden, der Ihre Finanzen regelt, wenn Sie leben, aber dazu nicht in der Lage sind. Ohne sie braucht Ihre Familie womöglich eine gerichtlich angeordnete Vormundschaft oder Betreuung (guardianship oder conservatorship), nur um Ihre Hypothek zu bezahlen.

• Urkunden. Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Staatsbürgerschaftsunterlagen, dazu Entlassungspapiere vom Militär, falls Sie gedient haben. Von diesen Dokumenten verlangen Institutionen die Originale.

• Besitznachweise. Grundbucheinträge bzw. Eigentumsurkunden, Hypothekenauszüge, Fahrzeugpapiere und alle Unterlagen zu offenen Krediten.

• Versicherungspolicen. Leben, Haus, Gesundheit und Berufsunfähigkeit. Policennummern und Namen der Versicherer sind wichtiger als die vollständigen Dokumente. Lebensversicherungen werden meist aus einem einzigen Grund nicht ausgezahlt: Niemand wusste, dass es die Police gibt.

• Ein Anweisungsbrief (letter of instruction). Ein Begleitschreiben in einfacher Sprache, das sagt, wo alles oben Genannte liegt und wen man anrufen soll. Er ist nicht rechtsverbindlich, wird aber in der ersten Woche nach einem Todesfall häufiger benutzt als das Testament selbst.

Für die tiefere rechtliche Ebene, einschließlich Trusts, Vormundschaft für minderjährige Kinder und der Wahl eines Testamentsvollstreckers, arbeiten Sie unsere vollständige Checkliste zur Nachlassplanung durch.

Ebene 2: Die Finanzen

Bei den Finanzen geht es um Überblick, nicht darum, Ihr Geld umzuschichten. Nachlässe sind schnell geregelt, wenn die Familie weiß, wo sie suchen muss, und langsam, wenn sie Briefe an jede Bank der Region schicken muss in der Hoffnung auf einen Treffer.

• Eine einseitige Kontoübersicht. Jede Bank, jedes Depot, jedes Altersvorsorgekonto, jede Rente und jeder Kryptobestand, mit Namen der Institute und Kontoarten. Weder Passwörter noch Kontostände; nur die Landkarte.

• Eine Prüfung der Begünstigten. Altersvorsorgekonten und Lebensversicherungen gehen an den jeweils benannten Begünstigten, und diese Benennungen haben Vorrang vor Ihrem Testament. Ein 401(k), in dem noch ein Ex-Partner steht, geht an den Ex-Partner. Prüfen Sie jede Benennung nach jeder Heirat, Scheidung oder Geburt.

• Eine Schuldenliste. Hypothek, Autokredite, Karten, Privatkredite. Schulden verschwinden mit dem Tod nicht; sie werden vom Nachlass beglichen, und Ihre Familie sollte wissen, was auf sie zukommt.

• Wiederkehrende Zahlungen. Nebenkosten, Beiträge und Abonnements, die entweder weiterlaufen müssten oder ein Konto, das niemand im Blick hat, still leeren würden.

• Berufliche Kontakte. Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater, Ihre Finanzberatung und Ihr Versicherungsvertreter, mit einer Zeile dazu, wofür jeder zuständig ist.

Ebene 3: Ihr digitales Leben

Dies ist die neueste und am schnellsten wachsende Ebene. Laut Untersuchungen von NordPass hat der Durchschnittsmensch weit mehr als hundert Passwörter, und hinter diesen Zugängen liegen Fotoarchive, E-Mail-Archive, Nebengeschäfte und Geld. Ohne Planung wird das meiste davon rechtlich schwer erreichbar oder verschwindet einfach.

• Ein Passwortmanager mit Notfallzugriff. Bringen Sie alle Zugänge in einen Manager und aktivieren Sie dann die Funktion für Notfallzugriff oder Kontowiederherstellung, damit eine benannte Person nach einer Wartezeit Zugang anfordern kann. Dieser eine Schritt löst die meisten praktischen digitalen Probleme auf einmal.

• Google Inaktivitäts-Manager (Inactive Account Manager). Kostenlos, etwa zehn Minuten, und die einzige Möglichkeit, im Voraus zu bestimmen, wer Ihr Gmail, Ihre Fotos und Ihr Drive erhält.

• Apple Nachlasskontakt (Legacy Contact). Das Gegenstück für iCloud-Daten, in wenigen Minuten in den Einstellungen Ihres Apple Accounts festgelegt.

• Entscheidungen zu sozialen Medien. Facebook und Instagram bieten Gedenkzustände an; entscheiden Sie, was Sie möchten, und schreiben Sie es auf.

• Eine Kontoübersicht. Die weitere Liste über die Finanzen hinaus: E-Mail, Cloud-Speicher, Domains, Treueprogramme und alles, was ein Guthaben enthält.

Es gibt auch eine rechtliche Seite. Fast jeder US-Bundesstaat hat RUFADAA übernommen, ein Gesetz, mit dem Sie Ihren Testamentsvollstrecker förmlich ermächtigen können, sich um Ihre digitalen Konten zu kümmern, aber die Ermächtigung muss schriftlich vorliegen, damit sie wirkt. Unser Leitfaden zur digitalen Nachlassplanung behandelt diese ganze Ebene Schritt für Schritt, einschließlich der Formulierung.

Ebene 4: Medizinische Wünsche

Die medizinische Ebene beantwortet eine Frage: Wenn Sie nicht sprechen können, wer spricht für Sie, und was sagt er oder sie? Dafür braucht es zwei Dokumente und ein Gespräch.

• Eine Patientenverfügung (living will). Ihre schriftlichen Wünsche zur Behandlung: Wiederbelebung, Beatmung, Ernährungssonden, palliative Versorgung. Unser Leitfaden zur Patientenverfügung führt in einfacher Sprache durch jede Entscheidung. In den Vereinigten Staaten sind die Formulare selbst kostenlos; AARP stellt Formulare für Patientenverfügungen (advance directives) für jeden Bundesstaat zum Herunterladen bereit.

• Eine Gesundheitsvollmacht (healthcare proxy). Auch medizinische Vollmacht genannt (medical power of attorney): die benannte Person, die über alles entscheidet, was die Patientenverfügung nicht abdeckt. Wählen Sie jemanden, der Ihre Wünsche auch unter Druck umsetzen kann, und das ist nicht immer der engste Verwandte.

• Eine Entscheidung zur Organspende. Halten Sie die Zustimmung fest oder dokumentieren Sie die Ablehnung. Überlassen Sie die Frage nicht einer trauernden Familie auf dem Krankenhausflur.

• Weitergabe. Eine Patientenverfügung, die in einer Schublade liegt, wirkt nicht. Geben Sie Kopien an Ihre bevollmächtigte Person, Ihren Arzt oder Ihre Ärztin und ein Familienmitglied, und sagen Sie laut, was Sie möchten. Familien befolgen Gespräche, an die sie sich erinnern, treuer als Absätze, die sie finden.

Ebene 5: Die Ebene, die alle vergessen: Ihre Geschichten und Ihre Stimme

Jede bisherige Ebene schützt, was Sie besitzen und was Sie wollen. Nichts davon bewahrt, wer Sie sind. Das ist die Lücke, die Familien erst nach einem Todesfall entdecken: Der Papierkram war in Ordnung, und doch ist genau das fort, wonach sie greifen. Niemand weiß mehr genau, wie die Geschichte vom liegengebliebenen Auto ging. Es gibt keine Aufnahme des Lachens. Für die Fragen, die die Enkel eines Tages stellen werden, ist niemand mehr da, der antworten kann.

Diese Ebene ist außerdem die einzige auf der Checkliste, die Ihnen kein Profi abnehmen kann. Ein Anwalt kann Ihr Testament aufsetzen; nur Sie können Ihre Geschichten in Ihrer eigenen Stimme erzählen. Drei konkrete Punkte bilden diese Ebene:

• Zeichnen Sie Ihre Geschichten auf. Keine förmliche Autobiografie. Zwanzig beantwortete Fragen sind besser als ein ungeschriebenes Meisterwerk, und unser Leitfaden zum Aufzeichnen Ihrer Lebensgeschichte nennt Ihnen die Fragen, die zuerst beantwortet werden sollten.

• Bewahren Sie Ihre Stimme. Audio ist das, was Familien am meisten vermissen, und jetzt am leichtesten festzuhalten. Wenn Ihre Eltern noch da sind, zeigt die Stimme eines Elternteils bewahren, wie Sie dasselbe für sie tun, solange es möglich ist.

• Schreiben Sie einen Für-den-Fall-Brief. Ein Brief an die Menschen, die Sie lieben, in dem steht, was Sie gesagt haben möchten. Unser Leitfaden zum Für-den-Fall-Brief erklärt, was hineingehört und wo Sie ihn aufbewahren.

Mit Afterlife AI™ werden diese Bausteine mehr als Dateien in einem Ordner. Sie bauen aus Ihren Erinnerungen, Geschichten und Ihrer Stimme eine Persona auf, solange es Ihnen gut geht, Ihre Familie kann mit Ihrer Persona sprechen, statt ein Archiv durchzublättern, und Executor Lock™ versiegelt, was Sie aufgebaut haben, zu den Bedingungen, die Sie festlegen. Ein Familienerbe auf diese Weise aufzubauen kostet am Anfang nichts, und die Tarife auf der Preisseite sind da, wenn Sie über den kostenlosen Aufbau hinauswachsen.

Ebene 6: Die Gewohnheit der Überprüfung

Eine Mappe mit geordneten Angelegenheiten veraltet leise. Konten werden eröffnet, Begünstigte sind nicht mehr aktuell, Telefonnummern ändern sich, und ein Plan, der auf die falschen Personen verweist, kann schlimmer sein als gar kein Plan. Die Lösung kostet etwa dreißig Minuten im Jahr.

• Legen Sie einen festen Termin im Jahr fest. Einen Geburtstag oder den Jahresanfang. Das Datum ist weniger wichtig als der Kalendereintrag selbst.

• Gleichen Sie die Checkliste mit der Wirklichkeit ab. Neue Konten in die Übersicht, geschlossene heraus, Begünstigte bestätigt, Dokumente noch dort, wo der Anweisungsbrief sagt, dass sie liegen.

• Aktualisieren Sie nach Lebensereignissen ohne Wartezeit. Heirat, Scheidung, eine Geburt, ein Todesfall, ein Umzug oder ein neues Unternehmen lösen jeweils sofort eine Überprüfung aus, nicht erst im nächsten Januar.

• Halten Sie eine Person auf dem Laufenden. Mindestens eine Person sollte immer wissen, dass die Mappe existiert und wo sie liegt. Eine perfekte Mappe, von der niemand weiß, scheitert genauso, als gäbe es keine.

Ein realistischer Zeitplan: ein Wochenende statt Monate

Der größte Mythos beim Ordnen der eigenen Angelegenheiten ist, dass die Arbeit Monate dauere, sodass Menschen auf eine freie Phase warten, die nie kommt. Sie dauert keine Monate. Hier ist die ehrliche Wochenendversion, und ein unvollkommen abgeschlossenes Wochenende schlägt einen perfekten Plan, der theoretisch bleibt.

1. Freitagabend, eine Stunde: sammeln. Eine Kiste, jedes Dokument, das Sie finden, noch nichts ordnen. Der Stapel ist der Sinn: Jetzt wissen Sie, was es gibt und was fehlt.

2. Samstagvormittag, zwei bis drei Stunden: Dokumente. Sortieren Sie den Stapel anhand der Liste von Ebene 1. Wenn Sie kein Testament oder keine Vollmacht haben, vereinbaren Sie jetzt den Termin oder starten Sie einen seriösen Online-Dienst. Die Terminbuchung zählt für heute als erledigt.

3. Samstagnachmittag, zwei Stunden: Geld. Schreiben Sie die einseitige Kontoübersicht, melden Sie sich dann bei jedem Altersvorsorgekonto und jeder Versicherungspolice an und bestätigen Sie die Begünstigten. Das sind die wertvollsten zwei Stunden des Wochenendes.

4. Sonntagvormittag, zwei Stunden: digital und medizinisch. Schalten Sie den Notfallzugriff Ihres Passwortmanagers ein, richten Sie den Google Inaktivitäts-Manager und den Apple Nachlasskontakt ein und füllen Sie die Formulare für die Patientenverfügung (advance directive) Ihres Bundesstaates aus.

5. Sonntagnachmittag, ein bis zwei Stunden: die menschliche Ebene. Zeichnen Sie eine Geschichte auf, zehn Minuten Ihrer Stimme, die eine gute Frage beantwortet. Beginnen Sie den Für-den-Fall-Brief. Wenn aus den Geschichten eine Persona werden soll, mit der Ihre Familie sprechen kann, legen Sie das kostenlose Konto an und fügen Sie Ihre ersten Erinnerungen hinzu.

6. Sonntagabend, zehn Minuten: den Kreis schließen. Tragen Sie den Überprüfungstermin für nächstes Jahr in den Kalender ein und sagen Sie einer Person, wo die Kiste steht. Dieser eine Satz, zu einer Person gesagt, ist der Unterschied zwischen einem Plan und einem Geheimnis.

Das ist der gesamte erste Durchgang. Das Testament braucht mit einem Anwalt womöglich noch ein bis zwei Wochen Kalenderzeit bis zur Fertigstellung, und die Geschichten-Ebene wird noch Jahre weiterwachsen. Aber der Zustand, den die meisten nie erreichen, in dem Ihre Familie genau wüsste, was zu tun ist, ist nur ein Wochenende entfernt.

Quellen

• National Institute on Aging: Getting Your Affairs in Order Checklist

• Caring.com: Wills and Estate Planning Study

• AARP: Free Printable Advance Directive Forms by State

• Uniform Law Commission: Fiduciary Access to Digital Assets Act (RUFADAA)

• NordPass: How Many Passwords Does the Average Person Have?

• Google Account Help: About Inactive Account Manager

Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen, die Ihnen beim Ordnen helfen sollen, und ist keine Rechtsberatung. Testamente, Vollmachten und Patientenverfügungen unterliegen dem Recht Ihres Bundesstaates oder Landes, lassen Sie daher alles, was rechtliche Wirkung haben soll, von einem zugelassenen Anwalt prüfen.